¿Qué es un fax digital?
Un fax digital es un tipo de documento de fax que se envía y, a veces, se recibe como un documento electrónico en lugar de un documento en papel que se imprime con una máquina de fax estándar. El beneficio de un fax digital es que el documento electrónico puede almacenarse en un archivo en el disco duro de una computadora e imprimirse cuando y como el destinatario requiera una copia impresa. Considerada una alternativa más ecológica al fax tradicional, es posible enviar un fax digital utilizando hardware y software desarrollado para tal fin.
Una de las formas más comunes que utilizan los consumidores para enviar o recibir un fax digital es contratando los servicios de un proveedor de servicios de fax electrónico. Con esta aplicación, el cliente recibe credenciales de inicio de sesión para acceder a la red del proveedor, carga una copia del documento electrónico que desea enviar, proporciona la información del destinatario y luego envía el documento. Dependiendo de cómo ese destinatario prefiera recibir el documento, el fax digital puede enrutarse a una máquina de fax tradicional e imprimirse como una copia impresa, o puede tener la forma de un fax por correo electrónico que el destinatario puede guardar en su computadora conducir para su uso posterior.
Además de configurar una cuenta con un proveedor de fax digital, también es posible comprar hardware que permite a los usuarios utilizar cualquier tipo de conexión a Internet para enviar o recibir faxes. Con esta aplicación, el hardware se conecta como dispositivo periférico a una computadora de escritorio. Luego se instala el software en la computadora para permitir que el dispositivo conectado proporcione una función similar a una máquina de fax estándar. Muchos diseños permiten a los usuarios insertar una copia impresa de un documento que se enviará por fax directamente al dispositivo y luego seguir las instrucciones básicas para iniciar el envío. Algunos modelos también permiten al usuario seleccionar un archivo electrónico guardado en el disco duro de la computadora, proporcionar la información de contacto necesaria para el destinatario y enviar el fax sin la necesidad de utilizar una copia impresa.
Una de las principales ventajas de utilizar un enfoque de fax digital es que disminuye la cantidad de papel consumida en el proceso. Dado que se pueden utilizar documentos electrónicos en lugar de copias impresas, esto ayuda a reducir los gastos de suministros para una oficina. Además, la facilidad de extraer documentos electrónicos y usar un servicio de fax digital o algún tipo de equipo conectado a la computadora significa que los usuarios pueden enviar faxes a costos más bajos, algo que es especialmente importante si la empresa utiliza el fax de forma rutinaria como parte de La operación comercial.