Wat is een digitale fax?

Een digitale fax is een type faxdocument dat wordt verzonden en soms wordt ontvangen als een elektronisch document in plaats van een papieren document dat wordt afgedrukt met een standaardfaxapparaat. Het voordeel van een digitale fax is dat het elektronische document kan worden opgeslagen in een bestand op een harde schijf van een computer en kan worden afgedrukt wanneer en wanneer de ontvanger een hardcopy nodig heeft. Beschouwd als een groener alternatief voor traditioneel faxen, is het mogelijk om een ​​digitale fax te verzenden met daarvoor ontwikkelde hardware en software.

Een van de meest voorkomende manieren die consumenten gebruiken om een ​​digitale fax te verzenden of te ontvangen, is door gebruik te maken van de diensten van een aanbieder van elektronische faxservices. Met deze applicatie krijgt de klant inloggegevens om toegang te krijgen tot het netwerk van de provider, uploadt een kopie van het elektronische document dat hij of zij wenst te verzenden, verstrekt de ontvanger informatie en verzendt het document. Afhankelijk van hoe die ontvanger het document het liefst ontvangt, kan de digitale fax naar een traditioneel faxapparaat worden doorgestuurd en als hard copy worden afgedrukt, of in de vorm van een e-mailfax die de ontvanger hard op zijn of haar computer kan opslaan rijden voor later gebruik.

Naast het instellen van een account bij een digitale faxprovider is het ook mogelijk om hardware te kopen waarmee gebruikers elk type internetverbinding kunnen gebruiken om faxen te verzenden of ontvangen. Met deze applicatie wordt de hardware als een randapparaat aangesloten op een desktop of laptop. Vervolgens wordt software op de computer geïnstalleerd zodat het aangesloten apparaat een functie kan bieden die vergelijkbaar is met een standaardfaxapparaat. In veel ontwerpen kunnen gebruikers een hardcopy van een document invoegen dat rechtstreeks naar het apparaat wordt gefaxt en vervolgens de basisinstructies volgen om het verzenden te starten. Bij sommige modellen kan de gebruiker ook een elektronisch bestand selecteren dat op de harde schijf van de computer is opgeslagen, de nodige contactgegevens voor de ontvanger verstrekken en de fax verzenden zonder een afdrukkopie te hoeven gebruiken.

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een digitale faxbenadering is dat de hoeveelheid papier die wordt verbruikt tijdens het proces wordt verminderd. Aangezien elektronische documenten kunnen worden gebruikt in plaats van papieren exemplaren, helpt dit om de leveringskosten voor een kantoor te verlagen. Bovendien betekent het gemak van het trekken en elektronisch document en het gebruik van een digitale faxservice of een soort apparatuur die op de computer is aangesloten, dat gebruikers faxen kunnen verzenden tegen lagere kosten, iets dat vooral belangrijk is als het bedrijf routinematig faxen gebruikt als onderdeel van de bedrijfsvoering.