Co to jest faks cyfrowy?
Faks cyfrowy jest rodzajem dokumentu faksowego, który jest wysyłany, a czasem odbierany jako dokument elektroniczny, a nie dokument papierowy wydrukowany za pomocą standardowego faksu. Zaletą faksu cyfrowego jest to, że dokument elektroniczny może być przechowywany w pliku na dysku twardym komputera i drukowany, gdy odbiorca potrzebuje kopii papierowej. Uważany za bardziej ekologiczną alternatywę dla tradycyjnego faksowania, możliwe jest wysyłanie faksu cyfrowego przy użyciu sprzętu i oprogramowania opracowanego do tego celu.
Jednym z bardziej powszechnych sposobów wysyłania lub odbierania faksu cyfrowego przez konsumentów jest skorzystanie z usług dostawcy usług faksu elektronicznego. Dzięki tej aplikacji klient otrzymuje dane logowania, aby uzyskać dostęp do sieci dostawcy, przesyła kopię dokumentu elektronicznego, który chce wysłać, podaje informacje o odbiorcy, a następnie wysyła dokument. W zależności od tego, w jaki sposób odbiorca woli odbierać dokument, faks cyfrowy może zostać przekierowany do tradycyjnego faksu i wydrukowany w formie papierowej lub być w formie faksu e-mail, który odbiorca może zapisać na swoim komputerze dysk do późniejszego użycia.
Oprócz założenia konta u dostawcy faksu cyfrowego można również zakupić sprzęt, który pozwala użytkownikom korzystać z dowolnego rodzaju połączenia internetowego w celu wysyłania lub odbierania faksów. Dzięki tej aplikacji sprzęt jest podłączony jako urządzenie peryferyjne do komputera stacjonarnego laptopa. Oprogramowanie jest następnie instalowane na komputerze, aby umożliwić podłączonemu urządzeniu zapewnienie funkcji podobnej do standardowego faksu. Wiele wzorów umożliwia użytkownikom wstawienie papierowej kopii dokumentu, który ma zostać przesłany faksem bezpośrednio do urządzenia, a następnie postępować zgodnie z podstawowymi instrukcjami, aby rozpocząć wysyłanie. Niektóre modele pozwalają również użytkownikowi wybrać plik elektroniczny zapisany na dysku twardym komputera, podać niezbędne informacje kontaktowe dla odbiorcy i wysłać faks bez konieczności korzystania z kopii drukowanej.
Jedną z głównych zalet korzystania z faksu cyfrowego jest to, że zmniejsza się ilość papieru zużywanego w procesie. Ponieważ zamiast kopii papierowych można używać dokumentów elektronicznych, pomaga to zmniejszyć koszty zaopatrzenia biura. Ponadto łatwość wyciągania i przesyłania dokumentów elektronicznych oraz korzystania z usługi faksu cyfrowego lub innego rodzaju sprzętu podłączonego do komputera oznacza, że użytkownicy mogą wysyłać faksy po niższych kosztach, co jest szczególnie ważne, jeśli firma rutynowo korzysta z faksu w ramach działalność gospodarcza.