¿Qué es un archivador electrónico?
Un archivador electrónico puede ser una referencia metafórica a un sistema de almacenamiento de documentos y otra información sobre un medio electrónico, como un disco duro de la computadora, o puede referirse a un software real que ayuda a crear y mantener registros electrónicos. Muchas veces, se conoce un archivador electrónico como una forma de almacenar digitalmente documentos físicos para aumentar la eficiencia de encontrar los documentos o minimizar el espacio necesario para los registros físicos. El uso de un sistema de archivos electrónicos puede permitir a varios usuarios acceder a la información simultáneamente sin apiñarse frente a un archivador físico y también puede hacer que la información que contiene esté disponible de forma remota a través de conexiones de red.
no hay una única definición de lo que realmente es un archivador electrónico; En cambio, el término se refiere generalmente al uso de almacenamiento electrónico de una manera que se aproxima a un archivador físico. En un nivel muy básico, un solo directorio en un cómputoEl disco duro que contiene algunos documentos u otros archivos es técnicamente un archivador electrónico, porque los archivos están separados, indexados y, a veces, se pueden buscar a través de las características del sistema operativo. Un sistema de archivo electrónico muy avanzado podría emplear un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS), lo que esencialmente permite a los usuarios clasificar cada información dentro de un marco que luego puede buscar o recordar la información de una manera específica.
.Hay muchas opciones disponibles cuando se usa un archivador electrónico que un gabinete físico no puede proporcionar. Todo el archivador, dependiendo de su tamaño, se puede copiar en un dispositivo digital o disco compacto (CD), lo que permite que se respalde, se transfiera o se transporte fácilmente. También se puede poner a disposición a través de una red para que varios usuarios puedan acceder a ella independientemente de la ubicación. Información dentro del sistema de presentación electrónicaSTEM puede protegerse o encriptar la contraseña para obtener seguridad adicional. En algunos casos, los documentos dentro de un sistema electrónico se pueden buscar fácilmente ciertas palabras clave, lo que hace que cierta información sea más fácil de ubicar de lo que sería con un gabinete físico.
Algunas aplicaciones que intentan proporcionar un sistema de gestión completo para información y documentos se pueden llamar software de archivos electrónicos. Estos a menudo incluyen características y opciones similares a la base de datos para el acceso a la red o la generación de informes. En algunos casos, una aplicación puede indexar los conjuntos completos de documentos para que se examinen fácilmente a través de una interfaz gráfica de usuario (GUI).
De vez en cuando, pueden surgir algunos problemas en torno al uso de un archivador electrónico. Una es que, si la información se recupera de las fuentes en línea, entonces podría haber problemas de derechos de autor involucrados en el almacenamiento de los documentos sin el permiso de los autores. Otro problema, especialmente en los campos que tienen fuertes leyes de privacidad, es que un ELEC básicoEl sistema Tronic File Babyet podría no proporcionar todos los puntos de seguridad y privacidad obligatorios, lo que significa que un tipo de sistema de registros electrónicos más intensivo y específico de la industria podría necesitar usarse para datos confidenciales.