O que é um gabinete de arquivo eletrônico?

Um gabinete de arquivo eletrônico pode ser uma referência metafórica a um sistema de armazenamento de documentos e outras informações em um meio eletrônico, como um disco rígido de computador, ou pode se referir a um software real que auxilia na criação e manutenção de registros eletrônicos. Muitas vezes, um gabinete de arquivo eletrônico é referido como uma maneira de armazenar documentos físicos digitalmente para aumentar a eficiência de encontrar os documentos ou para minimizar o espaço necessário para os registros físicos. O uso de um sistema de arquivamento eletrônico pode permitir que vários usuários acessem informações simultaneamente sem aglomeração na frente de um gabinete de arquivos físicos e também pode disponibilizar as informações que ela contém remotamente através de conexões de rede. Em vez disso, o termo geralmente se refere ao uso de armazenamento eletrônico de uma maneira que se aproxima de um gabinete de arquivos físicos. Em um nível muito básico, um único diretório em uma computaçãoR DUCO RUSTO que contém alguns documentos ou outros arquivos é tecnicamente um gabinete de arquivo eletrônico, porque os arquivos são separados, indexados e às vezes pesquisáveis ​​através dos recursos do sistema operacional. Um sistema de arquivamento eletrônico muito avançado poderia empregar um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional (RDBMS), essencialmente permitindo aos usuários categorizar cada informação em uma estrutura que pode pesquisar ou recuperar as informações de uma maneira específica.

Existem muitas opções disponíveis ao usar um gabinete de arquivo eletrônico que um gabinete físico não pode fornecer. Todo o gabinete de arquivamento, dependendo do seu tamanho, pode ser copiado em um dispositivo digital ou disco compacto (CD), permitindo que ele seja backup, transferido ou transportado com facilidade. Ele também pode ser disponibilizado através de uma rede para que vários usuários possam acessá -la, independentemente da localização. Informações dentro do arquivamento eletrônico SYA STEM pode ser protegida por senha ou criptografada para segurança extra. Em alguns casos, os documentos dentro de um sistema eletrônico podem ser facilmente pesquisados ​​por determinadas palavras -chave, facilitando a localização de algumas informações do que seria com um gabinete físico.

Alguns aplicativos que tentam fornecer um sistema de gerenciamento completo para obter informações e documentos podem ser chamados de software de gabinete de arquivos eletrônicos. Isso geralmente inclui recursos e opções semelhantes a bancos de dados para acesso à rede ou geração de relatórios. Em alguns casos, conjuntos inteiros de documentos podem ser indexados por um aplicativo para que sejam facilmente examinados por meio de uma interface gráfica do usuário (GUI).

Ocasionalmente, alguns problemas podem surgir em torno do uso de um gabinete de arquivo eletrônico. Uma é que, se as informações forem recuperadas de fontes on -line, poderá haver problemas de direitos autorais envolvidos no armazenamento dos documentos sem a permissão dos autores. Outra questão, especialmente em campos que têm fortes leis de privacidade, é que um elec básicoO sistema de gabinete de arquivos TRONO pode não fornecer todos os pontos de segurança e privacidade que são exigidos, o que significa que um tipo mais intensivo e específico do setor de sistema de registros eletrônicos pode precisar ser usado para dados sensíveis.