O que é um arquivo eletrônico?
Um arquivo eletrônico pode ser uma referência metafórica a um sistema de armazenamento de documentos e outras informações em um meio eletrônico, como um disco rígido de computador, ou pode se referir a um software real que auxilia na criação e manutenção de registros eletrônicos. Muitas vezes, um arquivo eletrônico é referido como uma maneira de armazenar digitalmente documentos físicos para aumentar a eficiência da localização dos documentos ou minimizar o espaço necessário para os registros físicos. O uso de um sistema de arquivamento eletrônico pode permitir que vários usuários acessem informações simultaneamente sem aglomerar-se na frente de um arquivo físico e também pode disponibilizar remotamente as informações que ele contém através de conexões de rede.
Não existe uma única definição do que realmente é um arquivo eletrônico; em vez disso, o termo geralmente se refere ao uso de armazenamento eletrônico de uma maneira que se aproxima de um arquivo físico. Em um nível muito básico, um único diretório no disco rígido do computador que contém alguns documentos ou outros arquivos é tecnicamente um gabinete de arquivos eletrônico, porque os arquivos são separados, indexados e às vezes pesquisáveis pelos recursos do sistema operacional. Um sistema de arquivamento eletrônico muito avançado pode empregar um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional (RDBMS), essencialmente permitindo que os usuários categorizem cada parte de informação em uma estrutura que pode pesquisar ou recuperar informações de uma maneira específica.
Existem muitas opções disponíveis ao usar um gabinete de arquivo eletrônico que um gabinete físico não pode fornecer. Todo o arquivo, dependendo do seu tamanho, pode ser copiado em um dispositivo digital ou CD (CD), permitindo que seja feito backup, transferência ou transporte fácil. Também pode ser disponibilizado através de uma rede para que vários usuários possam acessá-lo, independentemente da localização. As informações no sistema de arquivamento eletrônico podem ser protegidas por senha ou criptografadas para segurança extra. Em alguns casos, os documentos em um sistema eletrônico podem ser pesquisados facilmente por determinadas palavras-chave, facilitando a localização de algumas informações do que em um gabinete físico.
Alguns aplicativos que tentam fornecer um sistema completo de gerenciamento de informações e documentos podem ser chamados de software de arquivo eletrônico. Isso geralmente inclui recursos e opções semelhantes a bancos de dados para acesso à rede ou geração de relatórios. Em alguns casos, conjuntos inteiros de documentos podem ser indexados por um aplicativo, para que sejam facilmente analisados por meio de uma interface gráfica do usuário (GUI).
Ocasionalmente, alguns problemas podem surgir em relação ao uso de um arquivo eletrônico. Uma é que, se as informações forem recuperadas de fontes on-line, pode haver problemas de direitos autorais envolvidos no armazenamento dos documentos sem a permissão dos autores. Outra questão, especialmente em campos com leis de privacidade fortes, é que um sistema básico de arquivos eletrônicos pode não fornecer todos os pontos de segurança e privacidade exigidos, o que significa que um sistema de registros eletrônicos mais intensivo e específico do setor pode precisar ser usado para dados confidenciais.