Qu'est-ce qu'un classeur électronique?
Un classeur électronique peut être une référence métaphorique à un système de stockage de documents et d'autres informations sur un support électronique tel qu'un disque dur d'ordinateur, ou bien un logiciel permettant de créer et de gérer des enregistrements électroniques. Plusieurs fois, un classeur électronique est considéré comme un moyen de stocker numériquement des documents physiques afin d’accroître l’efficacité de la recherche des documents ou de réduire au minimum l’espace nécessaire pour les enregistrements physiques. L’utilisation d’un système de classement électronique peut permettre à plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément à des informations sans encombrement devant un classeur physique. Elle peut également rendre les informations qu’il contient disponibles à distance via des connexions réseau.
Il n’existe pas de définition unique de ce qu’est un classeur électronique; Au lieu de cela, le terme fait généralement référence à l’utilisation du stockage électronique d’une manière qui se rapproche du fichier. À un niveau très élémentaire, un répertoire sur le disque dur d’un ordinateur contenant des documents ou d’autres fichiers est techniquement un classeur électronique, car les fichiers sont séparés, indexés et parfois interrogeables via les fonctions du système d’exploitation. Un système de dépôt électronique très avancé pourrait utiliser un système de gestion de base de données relationnelle (SGBDR), permettant essentiellement aux utilisateurs de catégoriser chaque information dans un cadre permettant ensuite de rechercher ou de rappeler les informations de manière spécifique.
De nombreuses options sont disponibles lors de l'utilisation d'un classeur électronique qu'un classeur physique ne peut pas fournir. Selon sa taille, l’ensemble du classeur peut être copié sur un appareil numérique ou un disque compact (CD), ce qui permet de le sauvegarder, de le transférer ou de le transporter facilement. Il peut également être mis à disposition via un réseau afin que plusieurs utilisateurs puissent y accéder indépendamment du lieu. Les informations contenues dans le système de dépôt électronique peuvent être protégées par un mot de passe ou cryptées pour une sécurité accrue. Dans certains cas, il est facile de rechercher des mots-clés dans un système électronique, ce qui facilite la localisation de certaines informations par rapport à une armoire physique.
Certaines applications qui tentent de fournir un système de gestion complet des informations et des documents peuvent être appelées logiciels de classeurs électroniques. Celles-ci incluent souvent des fonctionnalités et des options de type base de données pour l'accès au réseau ou la génération de rapports. Dans certains cas, une application peut indexer des ensembles entiers de documents, ce qui facilite leur lecture via une interface utilisateur graphique (GUI).
À l'occasion, l'utilisation d'un classeur électronique peut poser problème. Le premier est que, si les informations sont extraites de sources en ligne, le stockage des documents sans l'autorisation des auteurs peut poser des problèmes de droit d'auteur. Un autre problème, en particulier dans les domaines dotées de lois strictes en matière de protection de la vie privée, est qu'un système de base de classeur électronique peut ne pas fournir tous les points de sécurité et de confidentialité exigés, ce qui signifie qu'un type de système de stockage électronique plus intensif et spécifique à un secteur peut nécessiter être utilisé pour les données sensibles.