Wat is een elektronisch archiefkast?

Een elektronische archiefkast kan een metaforische verwijzing zijn naar een systeem voor het opslaan van documenten en andere informatie op een elektronisch medium zoals een harde schijf van een computer, of het kan verwijzen naar een echt stuk software dat helpt bij het maken en onderhouden van elektronische bestanden. Vaak wordt naar een elektronische archiefkast verwezen als een manier om fysieke documenten digitaal op te slaan om de efficiëntie van het vinden van de documenten te vergroten of om de benodigde ruimte voor de fysieke archieven te minimaliseren. Met behulp van een elektronisch archiveringssysteem kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang krijgen tot informatie zonder voor een fysieke archiefkast te staan ​​en kan de informatie die het bevat op afstand beschikbaar worden gesteld via netwerkverbindingen.

Er is geen enkele definitie van wat een elektronische archiefkast eigenlijk is; in plaats daarvan verwijst de term in het algemeen naar het gebruik van elektronische opslag op een manier die een fysieke archiefkast benadert. Op een heel basisniveau is een enkele map op een harde schijf van de computer die sommige documenten of andere bestanden bevat, technisch gezien een elektronische archiefkast, omdat de bestanden gescheiden, geïndexeerd en soms doorzoekbaar zijn via de functies van het besturingssysteem. Een zeer geavanceerd elektronisch archiveringssysteem zou een relationeel databasebeheersysteem (RDBMS) kunnen gebruiken, waardoor de gebruikers elk stuk informatie in een kader kunnen categoriseren dat de informatie vervolgens op een specifieke manier kan opzoeken of oproepen.

Er zijn veel opties beschikbaar bij het gebruik van een elektronische archiefkast die een fysieke kast niet kan bieden. De gehele archiefkast kan, afhankelijk van de grootte, worden gekopieerd naar een digitaal apparaat of een compact disk (CD), zodat er gemakkelijk een back-up van kan worden gemaakt, overgedragen of meegenomen. Het kan ook beschikbaar worden gemaakt via een netwerk, zodat meerdere gebruikers er toegang toe hebben, ongeacht de locatie. Informatie binnen het elektronische archiveringssysteem kan met een wachtwoord worden beveiligd of worden gecodeerd voor extra beveiliging. In sommige gevallen kunnen documenten in een elektronisch systeem eenvoudig worden doorzocht op bepaalde trefwoorden, waardoor bepaalde informatie gemakkelijker te vinden is dan met een fysieke kast.

Sommige toepassingen die proberen een compleet beheersysteem voor informatie en documenten te bieden, kunnen elektronische archiefkastsoftware worden genoemd. Deze bevatten vaak database-achtige functies en opties voor netwerktoegang of het genereren van rapporten. In sommige gevallen kunnen complete sets documenten worden geïndexeerd door een toepassing, zodat ze gemakkelijk kunnen worden bekeken via een grafische gebruikersinterface (GUI).

Af en toe kunnen zich problemen voordoen rond het gebruik van een elektronische archiefkast. Eén is dat, als de informatie wordt opgehaald uit online bronnen, er mogelijk auteursrechtelijke problemen zijn bij het opslaan van de documenten zonder de toestemming van de auteurs. Een ander probleem, met name op gebieden met sterke privacywetten, is dat een standaard elektronisch archiefkastsysteem mogelijk niet alle vereiste beveiligingspunten en privacy biedt, wat betekent dat een intensiever, branchespecifiek type elektronisch archiefsysteem worden gebruikt voor gevoelige gegevens.