Co je to elektronický souborový kabinet?
Elektronický souborový kabinet může být buď metaforickým odkazem na systém ukládání dokumentů a dalších informací na elektronickém médiu, jako je pevný disk počítače, nebo může odkazovat na skutečný kus softwaru, který pomáhá při vytváření a údržbě elektronických záznamů. Často je elektronický souborový skříň označován jako způsob digitálního ukládání fyzických dokumentů, aby se zvýšila efektivita vyhledávání dokumentů nebo minimalizoval prostor potřebný pro fyzické záznamy. Použití elektronického archivačního systému může umožnit více uživatelům současně přistupovat k informacím bez toho, že by se museli hromadit před fyzickým souborovým souborem, a také může informace, které obsahuje, zpřístupnit vzdáleně prostřednictvím síťových připojení.
Neexistuje jediná definice toho, co ve skutečnosti je elektronický souborový kabinet; místo toho se termín obecně týká použití elektronického úložiště způsobem, který se blíží skříňce fyzických souborů. Na velmi základní úrovni je jediný adresář na pevném disku počítače, který obsahuje některé dokumenty nebo jiné soubory, technicky elektronický souborový kabinet, protože soubory jsou oddělené, indexované a někdy prohledatelné prostřednictvím funkcí operačního systému. Velmi pokročilý elektronický registrační systém by mohl využívat systém správy relačních databází (RDBMS), který v podstatě umožňuje uživatelům kategorizovat každou informaci v rámci, který pak může vyhledávat nebo vyvolávat informace specifickým způsobem.
Při použití elektronické kartotéky, kterou fyzická skříňka nemůže poskytnout, je k dispozici mnoho možností. Celá kartotéka může být v závislosti na její velikosti zkopírována na digitální zařízení nebo kompaktní disk (CD), což umožňuje její snadné zálohování, přenos nebo přenášení. Lze jej také zpřístupnit prostřednictvím sítě, takže k němu může přistupovat více uživatelů bez ohledu na umístění. Informace v elektronickém registračním systému mohou být chráněny heslem nebo šifrovány, což zvyšuje bezpečnost. V některých případech lze dokumenty v elektronickém systému snadno vyhledávat pro určitá klíčová slova, což usnadňuje lokalizaci některých informací, než by tomu bylo u fyzického kabinetu.
Některé aplikace, které se pokoušejí poskytnout kompletní systém správy informací a dokumentů, lze nazvat softwarem elektronických souborových skříní. Ty často zahrnují databázové funkce a možnosti pro přístup k síti nebo generování sestav. V některých případech může být celá sada dokumentů indexována aplikací, takže je lze snadno prohlížet pomocí grafického uživatelského rozhraní (GUI).
Občas mohou nastat problémy s používáním elektronické kartotéky. Jedním z nich je to, že pokud jsou informace získány z online zdrojů, mohou se při ukládání dokumentů vyskytnout problémy s autorskými právy bez souhlasu autorů. Dalším problémem, zejména v oblastech, které mají přísné zákony na ochranu soukromí, je to, že základní systém elektronických souborových skříní nemusí poskytovat všechny body bezpečnosti a ochrany soukromí, které jsou nařízeny, což znamená, že bude možná potřeba intenzivnější systém elektronických záznamů pro konkrétní odvětví. použít pro citlivá data.