Co je to elektronický skříň na soubory?
Elektronický souborový skříň může být buď metaforickým odkazem na systém ukládání dokumentů a dalších informací na elektronickém médiu, jako je pevný disk počítače, nebo může odkazovat na skutečný kus softwaru, který pomáhá při vytváření a údržbě elektronických záznamů. Elektronický souborový skříň je mnohokrát označován jako způsob digitálního ukládání fyzických dokumentů, aby se zvýšila účinnost nalezení dokumentů nebo minimalizaci prostoru potřebného pro fyzické záznamy. Používání systému elektronického podávání může více uživatelům umožnit přístupu k informacím současně bez toho, aby se před dohodou fyzického souboru dalo a také může zpřístupnit informace, které obsahuje, vzdáleně prostřednictvím síťových připojení.
Neexistuje žádná jediná definice toho, co vlastně elektronický souborový skříň je; Místo toho se tento termín týká obecně používání elektronického úložiště způsobem, který přibližuje skříňky fyzického souboru. Na velmi základní úrovni jediný adresář na výpočtur pevný disk, který obsahuje některé dokumenty nebo jiné soubory, je technicky elektronický skříň na soubory, protože soubory jsou samostatné, indexovány a někdy prohledávány prostřednictvím funkcí operačního systému. Velmi pokročilý systém elektronického založení by mohl použít systém správy relačních databází (RDBMS), což uživatelům v podstatě umožňuje kategorizovat každou informaci v rámci, který pak může informace prohledat nebo vyvolat konkrétním způsobem.
Při používání elektronické skříňky na soubory je k dispozici mnoho možností, které fyzická skříňka nemůže poskytnout. Celá skříňka na podávání podávání v závislosti na jeho velikosti lze zkopírovat na digitální zařízení nebo kompaktní disk (CD), což umožňuje, aby byl snadno zálohován, přenesen nebo přenášen. Může být také k dispozici prostřednictvím sítě, takže k ní má více uživatelů přístup bez ohledu na umístění. Informace v rámci elektronického podáváníSTEM lze chránit nebo šifrovat heslo pro další zabezpečení. V některých případech lze dokumenty v rámci elektronického systému snadno hledat určitá klíčová slova, což usnadňuje vyhledání některých informací, než by to bylo u fyzického kabinetu.
Některé aplikace, které se pokoušejí poskytnout kompletní systém správy pro informace a dokumenty, lze nazvat softwarem elektronického souboru. Mezi ně často patří funkce podobné databázi a možnosti pro přístup k síti nebo generování zpráv. V některých případech mohou být celé sady dokumentů indexovány pomocí aplikace, takže jsou snadno prohlédnuty prostřednictvím grafického uživatelského rozhraní (GUI).
Občas mohou nastat některé problémy kolem použití elektronické skříně souborů. Jedním z nich je, že pokud jsou informace získány z online zdrojů, pak by mohly existovat problémy s autorskými právy do ukládání dokumentů bez souhlasu autorů. Dalším problémem, zejména v polích, které mají silné zákony o ochraně osobních údajů, je to, že základní ElecSystém kabinetu Tronic File Wasine nemusí poskytnout všechny body zabezpečení a soukromí, které jsou nařízeny, což znamená intenzivnější, průmyslově specifický typ systému elektronických záznamů pro citlivá data.