Co to jest elektroniczna szafka na dokumenty?
Elektroniczna szafka na dokumenty może być metaforycznym odniesieniem do systemu przechowywania dokumentów i innych informacji na nośniku elektronicznym, takim jak komputerowy dysk twardy, lub może odnosić się do rzeczywistego oprogramowania, które pomaga w tworzeniu i utrzymywaniu zapisów elektronicznych. Wielokrotnie elektroniczna szafka na akta jest nazywana sposobem cyfrowego przechowywania fizycznych dokumentów w celu zwiększenia wydajności wyszukiwania dokumentów lub zminimalizowania miejsca potrzebnego na fizyczne zapisy. Korzystanie z elektronicznego systemu archiwizacji może umożliwić wielu użytkownikom jednoczesny dostęp do informacji bez stłoczenia się przed fizyczną szafką na akta, a także może udostępnić zawarte w niej informacje zdalnie poprzez połączenia sieciowe.
Nie ma jednej definicji tego, czym tak naprawdę jest elektroniczna szafka na akta; zamiast tego termin ogólnie odnosi się do korzystania z pamięci elektronicznej w sposób zbliżony do fizycznej szafki na dokumenty. Na bardzo podstawowym poziomie pojedynczy katalog na dysku twardym komputera, który zawiera niektóre dokumenty lub inne pliki, jest technicznie elektroniczną szafką na dokumenty, ponieważ pliki są osobne, indeksowane, a czasem można je przeszukiwać za pomocą funkcji systemu operacyjnego. Bardzo zaawansowany elektroniczny system archiwizacji mógłby wykorzystywać system zarządzania relacyjnymi bazami danych (RDBMS), zasadniczo umożliwiając użytkownikom kategoryzowanie każdej informacji w ramach, które mogą następnie wyszukiwać lub przywoływać informacje w określony sposób.
Istnieje wiele opcji dostępnych przy korzystaniu z elektronicznej szafki na akta, której fizyczna szafka nie jest w stanie zapewnić. Całą szafkę na dokumenty, w zależności od wielkości, można skopiować na urządzenie cyfrowe lub dysk kompaktowy (CD), co pozwala na łatwe tworzenie kopii zapasowych, przenoszenie lub przenoszenie. Można go również udostępnić przez sieć, dzięki czemu wielu użytkowników może uzyskać do niego dostęp bez względu na lokalizację. Informacje w elektronicznym systemie archiwizacji mogą być chronione hasłem lub szyfrowane dla dodatkowego bezpieczeństwa. W niektórych przypadkach dokumenty w systemie elektronicznym można łatwo wyszukiwać pod kątem określonych słów kluczowych, dzięki czemu niektóre informacje są łatwiejsze do zlokalizowania niż w przypadku fizycznej szafki.
Niektóre aplikacje, które próbują zapewnić kompletny system zarządzania informacjami i dokumentami, można nazwać oprogramowaniem elektronicznej szafki na dokumenty. Często obejmują one funkcje podobne do bazy danych i opcje dostępu do sieci lub generowania raportów. W niektórych przypadkach aplikacja może indeksować całe zestawy dokumentów, dzięki czemu można je łatwo odczytać za pomocą graficznego interfejsu użytkownika (GUI).
Czasami mogą wystąpić pewne problemy związane z korzystaniem z elektronicznej szafki na dokumenty. Jednym z nich jest to, że jeśli informacje są pobierane ze źródeł online, mogą istnieć problemy z prawem autorskim związane z przechowywaniem dokumentów bez zgody autorów. Inną kwestią, szczególnie w obszarach, w których obowiązują silne przepisy dotyczące prywatności, jest to, że podstawowy system elektronicznej szafki na dokumenty może nie zapewniać wszystkich wymaganych zabezpieczeń i prywatności, co oznacza, że bardziej intensywny, specyficzny dla branży system rejestrów elektronicznych może wymagać być wykorzystywane do wrażliwych danych.