Co to jest elektroniczna szafka na pliki?
Elektroniczna szafka na pliki może być metaforycznym odniesieniem do systemu przechowywania dokumentów i innych informacji na temat medium elektronicznego, takiego jak komputerowy dysk twardy, lub może odnosić się do rzeczywistego oprogramowania, które pomaga w tworzeniu i utrzymaniu rekordów elektronicznych. Wiele razy elektroniczna szafka na pliki jest określana jako sposób na cyfrowo przechowywanie dokumentów fizycznych w celu zwiększenia wydajności znalezienia dokumentów lub zminimalizowania przestrzeni potrzebnej do rekordów fizycznych. Korzystanie z elektronicznego systemu zgłoszenia może pozwolić wielu użytkownikom dostęp do informacji jednocześnie bez zatłoczenia przed fizyczną szafką plików, a także może udostępnić informacje, które zawiera zdalnie za pośrednictwem połączeń sieciowych.
Nie ma ani jednej definicji tego, czym faktycznie jest elektroniczna szafka na pliki; Zamiast tego termin ten odnosi się ogólnie do korzystania z magazynu elektronicznego w sposób, który przybliża fizyczną szafkę na pliki. Na bardzo podstawowym poziomie pojedynczy katalog na obliczaniuR Dysk twardy, który zawiera niektóre dokumenty lub inne pliki, jest technicznie elektroniczną szafką plików, ponieważ pliki są osobne, indeksowane, a czasem można przeszukiwać za pomocą funkcji systemu operacyjnego. Bardzo zaawansowany elektroniczny system składania dokumentów może zastosować relacyjny system zarządzania bazą danych (RDBMS), zasadniczo umożliwiając użytkownikom kategoryzację każdej informacji w ramach, która może następnie wyszukiwać lub przywołać informacje w określony sposób.
Istnieje wiele opcji dostępnych podczas korzystania z elektronicznej szafki na pliki, której nie może zapewnić fizyczna szafka. Cała szafka na dokumenty, w zależności od jego rozmiaru, można skopiować na urządzenie cyfrowe lub kompaktowy dysk (CD), umożliwiając jego łatwe kopię zapasowe, przenoszenie lub przenoszenie. Można go również udostępnić za pośrednictwem sieci, aby wielu użytkowników mogło uzyskać do niego dostęp bez lokalizacji. Informacje w ramach składania elektronicznego SYSTEM może być chronione hasłem lub zaszyfrowane w celu uzyskania dodatkowego bezpieczeństwa. W niektórych przypadkach dokumenty w systemie elektronicznym można łatwo przeszukać niektóre słowa kluczowe, co ułatwia zlokalizowanie informacji niż z fizyczną szafką.
Niektóre aplikacje, które próbują dostarczyć kompletny system zarządzania informacjami i dokumentami, można nazwać elektronicznym oprogramowaniem do szaf plików. Często obejmują one funkcje podobne do bazy danych i opcje dostępu do sieci lub generowania raportów. W niektórych przypadkach całe zestawy dokumentów mogą być indeksowane przez aplikację, aby można je było łatwo przeglądać za pośrednictwem graficznego interfejsu użytkownika (GUI).
Czasami niektóre problemy mogą pojawić się wokół użycia elektronicznej szafki na pliki. Jednym z nich jest to, że jeśli informacje zostaną pobrane ze źródeł internetowych, wówczas mogą mieć problemy z prawami autorskimi w przechowywaniu dokumentów bez zgody autorów. Kolejną kwestią, szczególnie w dziedzinach, które mają silne przepisy dotyczące prywatności, jest to, że podstawowa elekTronic Plik Gabinet System może nie dostarczyć wszystkich punktów bezpieczeństwa i prywatności, co oznacza, że dla poufnych danych może być użyty bardziej intensywny system rekordów elektronicznych.