Was ist ein elektronischer Aktenschrank?
Ein elektronischer Aktenschrank kann entweder ein metaphorischer Verweis auf ein System zum Speichern von Dokumenten und anderen Informationen auf einem elektronischen Medium wie einer Computerfestplatte sein oder sich auf eine tatsächliche Software beziehen, die beim Erstellen und Verwalten elektronischer Aufzeichnungen behilflich ist. Häufig wird ein elektronischer Aktenschrank als eine Möglichkeit zum digitalen Speichern physischer Dokumente bezeichnet, um die Effizienz beim Auffinden der Dokumente zu erhöhen oder den für die physischen Aufzeichnungen erforderlichen Platz zu minimieren. Mithilfe eines elektronischen Ablagesystems können mehrere Benutzer gleichzeitig auf Informationen zugreifen, ohne sich vor einem physischen Aktenschrank zu drängen, und die darin enthaltenen Informationen können über Netzwerkverbindungen remote verfügbar gemacht werden.
Es gibt keine einheitliche Definition dessen, was ein elektronischer Aktenschrank tatsächlich ist. stattdessen bezieht sich der Begriff im Allgemeinen auf die Verwendung von elektronischem Speicher in einer Art und Weise, die einem physischen Aktenschrank nahekommt. Auf einer sehr einfachen Ebene ist ein einzelnes Verzeichnis auf einer Computerfestplatte, das einige Dokumente oder andere Dateien enthält, technisch gesehen ein elektronisches Archiv, da die Dateien getrennt, indiziert und manchmal über die Funktionen des Betriebssystems durchsuchbar sind. Ein sehr fortschrittliches elektronisches Ablagesystem könnte ein relationales Datenbankverwaltungssystem (RDBMS) verwenden, das es den Benutzern im Wesentlichen ermöglicht, jede Information innerhalb eines Rahmens zu kategorisieren, der dann die Information auf eine bestimmte Weise suchen oder abrufen kann.
Bei Verwendung eines elektronischen Aktenschranks, den ein physischer Schrank nicht bieten kann, stehen viele Optionen zur Verfügung. Der gesamte Aktenschrank kann, abhängig von seiner Größe, auf ein digitales Gerät oder eine CD kopiert werden, so dass er problemlos gesichert, übertragen oder transportiert werden kann. Es kann auch über ein Netzwerk verfügbar gemacht werden, sodass mehrere Benutzer unabhängig vom Standort darauf zugreifen können. Informationen im elektronischen Ablagesystem können aus Sicherheitsgründen durch ein Passwort geschützt oder verschlüsselt werden. In einigen Fällen können Dokumente in einem elektronischen System leicht nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht werden, wodurch einige Informationen leichter zu finden sind als bei einem physischen Schrank.
Einige Anwendungen, die versuchen, ein vollständiges Managementsystem für Informationen und Dokumente bereitzustellen, können als Software für elektronische Aktenschränke bezeichnet werden. Dazu gehören häufig datenbankähnliche Funktionen und Optionen für den Netzwerkzugriff oder die Berichterstellung. In einigen Fällen können ganze Dokumentensätze von einer Anwendung indiziert werden, sodass sie auf einfache Weise über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) durchsucht werden können.
Gelegentlich können Probleme bei der Verwendung eines elektronischen Aktenschranks auftreten. Wenn die Informationen aus Online-Quellen abgerufen werden, kann es zu urheberrechtlichen Problemen kommen, wenn die Dokumente ohne die Genehmigung der Autoren gespeichert werden. Ein weiteres Problem, insbesondere in Bereichen, in denen strenge Datenschutzgesetze gelten, besteht darin, dass ein einfaches elektronisches Archivsystem möglicherweise nicht alle vorgeschriebenen Sicherheits- und Datenschutzaspekte bietet. Dies bedeutet, dass ein intensiveres, branchenspezifisches System für elektronische Aufzeichnungen möglicherweise erforderlich ist für sensible Daten verwendet werden.