Was ist ein elektronischer Aktenschrank?
Ein elektronischer Dateischrank kann entweder eine metaphorische Referenz auf ein System des Speichers von Dokumenten und andere Informationen zu einem elektronischen Medium wie einer Computerfestplatte sein, oder es kann auf eine tatsächliche Software verweisen, die bei der Erstellung und Wartung elektronischer Datensätze unterstützt. Oft wird ein elektronischer Aktenschrank bezeichnet, um physische Dokumente digital zu speichern, um die Effizienz des Findens der Dokumente zu erhöhen oder den für die physischen Aufzeichnungen erforderlichen Platz zu minimieren. Durch die Verwendung eines elektronischen Anmeldesystems kann mehrere Benutzer gleichzeitig auf Informationen zugreifen, ohne sich vor einem physischen Dateischrank zu überschneiden, und kann auch die Informationen erstellen, die sie über Netzwerkverbindungen aus der Ferne enthält. Stattdessen bezieht sich der Begriff im Allgemeinen auf die Verwendung elektronischer Speicher auf eine Weise, die sich einem physischen Aktenschrank annähert. Auf einer sehr grundlegenden Ebene ein einzelnes Verzeichnis auf einem ComputerR Festplatte, das einige Dokumente oder andere Dateien enthält, ist technisch gesehen ein elektronischer Dateischrank, da die Dateien durch die Funktionen des Betriebssystems getrennt, indiziert und manchmal durchsucht werden können. Ein sehr fortschrittliches elektronisches Einreichungssystem könnte ein relationales Datenbankverwaltungssystem (RDBMS) verwenden, wodurch die Benutzer im Wesentlichen die Kategorisierung jeder Informationen innerhalb eines Frameworks ermöglichen können, das dann die Informationen auf eine bestimmte Weise durchsuchen oder abrufen kann.
Es gibt viele Optionen, wenn ein elektronischer Aktenschrank verwendet wird, den ein physischer Schrank nicht bereitstellen kann. Das gesamte Aktenschrank kann je nach Größe auf ein digitales Gerät oder eine kompakte Festplatte (CD) kopiert werden, sodass es leicht gesichert, übertragen oder herumgetragen werden kann. Es kann auch über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt werden, damit mehrere Benutzer unabhängig vom Standort darauf zugreifen können. Informationen innerhalb der elektronischen Einreichung SYSTEM kann für zusätzliche Sicherheit kennwortgeschützt oder verschlüsselt sein. In einigen Fällen können Dokumente innerhalb eines elektronischen Systems problemlos nach bestimmten Schlüsselwörtern gesucht werden, sodass einige Informationen einfacher zu finden sind als mit einem physischen Schrank.
Einige Anwendungen, die versuchen, ein vollständiges Verwaltungssystem für Informationen und Dokumente bereitzustellen, können als elektronische Dateischranksoftware bezeichnet werden. Diese enthalten häufig datenbankähnliche Funktionen und Optionen für den Netzwerkzugriff oder die Berichte der Generierung. In einigen Fällen können ganze Dokumentensätze von einer Anwendung indiziert werden, sodass sie leicht durch eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) durchsehen können.
Gelegentlich können einige Probleme in Bezug auf die Verwendung eines elektronischen Aktenschranks auftreten. Eine davon ist, dass, wenn die Informationen aus Online -Quellen abgerufen werden, möglicherweise Urheberrechtsfragen an der Speicherung der Dokumente ohne Erlaubnis der Autoren einbezogen werden. Ein weiteres Problem, insbesondere in Bereichen mit starken Datenschutzgesetzen, ist, dass eine grundlegende ElektrikTronic File Cabinet System liefert möglicherweise nicht alle Sicherheits- und Datenschutzpunkte, die vorgeschrieben sind, was bedeutet, dass ein intensiverer, branchenspezifischerer Typ elektronischer Datensätze für sensible Daten verwendet werden muss.