電子ファイルキャビネットとは何ですか？

電子ファイルキャビネットは、コンピューターハードドライブなどの電子媒体に関するドキュメントを保存するシステムやその他の情報を保存するシステムへの比phor的な参照であるか、電子レコードの作成と維持を支援する実際のソフトウェアを参照することができます。多くの場合、電子ファイルキャビネットは物理文書をデジタルで保存する方法と呼ばれ、ドキュメントを見つける効率を高めたり、物理記録に必要なスペースを最小限に抑えたりします。電子ファイリングシステムを使用すると、複数のユーザーが物理ファイルキャビネットの前で混雑せずに情報に同時にアクセスできるようになり、ネットワーク接続を介してリモートで入手可能な情報を作成できます。代わりに、この用語は一般に、物理ファイルキャビネットに近似する方法で電子ストレージを使用することを指します。非常に基本的なレベルで、計算上の単一のディレクトリいくつかのドキュメントまたはその他のファイルを含むハードドライブは、ファイルが個別、インデックス付き、およびオペレーティングシステムの機能を通じて検索可能であるため、技術的には電子ファイルキャビネットです。非常に高度な電子ファイリングシステムは、リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）を採用でき、基本的にユーザーがフレームワーク内で各情報を分類できるようにして、特定の方法で情報を検索または想像できる

物理キャビネットが提供できない電子ファイルキャビネットを使用する場合、多くのオプションがあります。ファイリングキャビネット全体は、そのサイズに応じて、デジタルデバイスまたはコンパクトディスク（CD）にコピーでき、バックアップ、転送、または簡単に持ち歩くことができます。また、複数のユーザーが場所に関係なくアクセスできるように、ネットワークを介して利用できるようにすることもできます。電子ファイリングSY内の情報STEMは、追加のセキュリティのためにパスワード保護または暗号化されます。 In some instances, documents within an electronic system can easily be searched for certain keywords, making some information easier to locate than it would be with a physical cabinet.

Some applications that attempt to provide a complete management system for information and documents can be called electronic file cabinet software.これらには、多くの場合、データベースのような機能とネットワークアクセスまたはレポート生成のオプションが含まれます。 In some instances, entire sets of documents can be indexed by an application so they are easily perused through a graphical user interface (GUI).

時折、電子ファイルキャビネットの使用中にいくつかの問題が発生する可能性があります。 One is that, if the information is retrieved from online sources, then there might be copyright issues involved in storing the documents without the permission of the authors.特に強力なプライバシー法を持っている分野での別の問題は、基本的なELECがTronicファイルキャビネットシステムは、義務付けられているセキュリティとプライバシーのすべてのポイントを提供しない場合があります。つまり、より集中的で業界固有の電子記録システムを機密データに使用する必要がある場合があります。