電子ファイルキャビネットとは何ですか？

電子ファイルキャビネットは、コンピューターのハードドライブなどの電子媒体にドキュメントやその他の情報を保存するシステムへの比phor的な参照の場合もあれば、電子記録の作成と維持を支援する実際のソフトウェアの場合もあります。 多くの場合、電子ファイルキャビネットは、物理的なドキュメントをデジタルで保存する方法と呼ばれ、ドキュメントの検索効率を高めたり、物理的な記録に必要なスペースを最小限に抑えたりします。 電子ファイリングシステムを使用すると、複数のユーザーが物理ファイルキャビネットの前で混雑することなく同時に情報にアクセスできるようになり、ネットワーク接続を介してリモートで利用可能な情報を提供できます。

電子ファイルキャビネットが実際に何であるかについての単一の定義はありません。 代わりに、この用語は一般に、物理ファイルキャビネットに近い方法で電子ストレージを使用することを指します。 非常に基本的なレベルでは、いくつかのドキュメントまたは他のファイルを含むコンピューターのハードドライブ上の単一のディレクトリは、技術的には電子ファイルキャビネットです。ファイルは別個で、インデックスが付けられ、オペレーティングシステムの機能を通じて検索できる場合があるためです 非常に高度な電子ファイリングシステムでは、リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）を使用できます。これにより、ユーザーは基本的にフレームワーク内の各情報を分類し、特定の方法で情報を検索または呼び出しできます。

物理的なキャビネットでは提供できない電子ファイルキャビネットを使用する場合、多くのオプションが利用できます。 ファイリングキャビネット全体は、そのサイズに応じて、デジタルデバイスまたはコンパクトディスク（CD）にコピーできるため、簡単にバックアップ、転送、持ち運びできます。 また、ネットワークを介して利用できるようにすることで、場所に関係なく複数のユーザーがアクセスできるようにします。 電子ファイリングシステム内の情報は、セキュリティを強化するためにパスワードで保護または暗号化できます。 場合によっては、電子システム内のドキュメントで特定のキーワードを簡単に検索できるため、物理的なキャビネットを使用する場合よりも情報を見つけやすくなります。

情報とドキュメントの完全な管理システムを提供しようとするアプリケーションの中には、電子ファイルキャビネットソフトウェアと呼ばれるものがあります。 これらには、多くの場合、ネットワークアクセスまたはレポート生成のためのデータベースのような機能とオプションが含まれます。 場合によっては、ドキュメントのセット全体をアプリケーションでインデックス付けして、グラフィカルユーザーインターフェイス（GUI）で簡単に閲覧できるようにすることができます。

時折、電子ファイルキャビネットの使用に関していくつかの問題が発生する可能性があります。 1つは、情報がオンラインソースから取得される場合、作成者の許可なしにドキュメントを保存することに関連する著作権の問題がある可能性があるということです。 別の問題、特に強力なプライバシー法がある分野では、基本的な電子ファイルキャビネットシステムでは、義務付けられているセキュリティとプライバシーのすべてのポイントが提供されない可能性があります。機密データに使用されます。