¿Qué es el software de adquisición?
Existen dos tipos principales de software de adquisición: adquisición electrónica o gestión logística. El software de adquisición suele formar parte de una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) o paquete de contabilidad. La mayoría de los proveedores de software ofrecen una solución totalmente integrada que incorpora la actividad de compras en el sistema de contabilidad. El beneficio de este tipo de software es la capacidad de informar con precisión sobre todos los compromisos financieros en cualquier momento.
La adquisición o compra es toda actividad relacionada con la adquisición de bienes y servicios para uso de la empresa. Un sistema de adquisición estándar permite a los usuarios crear solicitudes de compra, entradas de mercancías, pedidos de compra y facturas. Las devoluciones de productos, notas de crédito y confirmación de entrega son opciones que a menudo se incluyen en este tipo de software. El mejor software de adquisición incluye una importante funcionalidad de informes, flujos de trabajo de aprobación automatizados y seguimiento de compromisos.
La adquisición electrónica, o adquisición electrónica, es un software de adquisición utilizado para comprar bienes de otros proveedores a través de sus sitios web. Por lo general, el usuario inicia sesión en una solución de adquisición electrónica interna conectada al software de contabilidad. El usuario puede seleccionar de una lista de proveedores aprobados y buscar productos en sus catálogos. Al seleccionar los productos, los artículos se anotan en el software de adquisición electrónica.
El usuario debe asignar las cuentas internas a los artículos en el carrito de compras. El proceso de aprobación interna se activa, generalmente con correos electrónicos automáticos o herramientas relacionadas. Tras la aprobación, se envía una orden de compra electrónica al proveedor. Cuando se reciben los artículos, el usuario vuelve a iniciar sesión en el sistema electrónico de compras para procesar la entrada de mercancías.
El proceso de facturación electrónica permite a las empresas aprobadas enviar sus facturas directamente al cliente por vía electrónica. La mayoría de los sistemas tienen un proceso automático para garantizar que solo los pedidos recibidos se envíen para su pago. Otras firmas requieren que cada factura sea revisada y aprobada manualmente antes de ser procesada para el pago.
El software de adquisición electrónica ha experimentado un gran crecimiento en los últimos cinco años y se espera que continúe creciendo. Hay importantes ahorros disponibles para las instituciones que implementan adquisiciones electrónicas. Los ahorros son tanto ahorros en dólares debido al tiempo reducido para procesar las facturas, como ahorros en dólares suaves debido al tiempo reducido del personal requerido para procesar un pedido. El software de adquisición estándar es un mecanismo de control comúnmente utilizado para rastrear la actividad de gasto y monitorear los precios que los proveedores están cobrando, así como para garantizar que se sigan las políticas.