¿Qué es el software de adquisición?
Hay dos tipos principales de software de adquisición: adquisiciones electrónicas o gestión de logística. El software de adquisición suele ser parte de una solución o paquete de contabilidad de planificación de recursos empresariales (ERP). La mayoría de los proveedores de software ofrecen una solución totalmente integrada que incorpora actividad de compra en el sistema de contabilidad. El beneficio de este tipo de software es la capacidad de informar con precisión sobre todos los compromisos financieros en cualquier momento.
Adquisición o compra es toda actividad que se relaciona con la adquisición de bienes y servicios para su uso por parte de la empresa. Un sistema de adquisición estándar permite a los usuarios crear solicitudes de compra, recibos de bienes, órdenes de compra y facturas. Las devoluciones de bienes, las notas de crédito y la confirmación de entrega son opciones a menudo incluidas en este tipo de software. El mejor software de adquisición incluye una funcionalidad significativa de informes, flujos de trabajo de aprobación automatizados y seguimiento de compromiso.
Adquisición electrónica, o procesamiento electrónico, esUn software de adquisición utilizado para comprar productos de otros proveedores a través de sus sitios web. Por lo general, el usuario inicia sesión en una solución de adquisición electrónica interna conectada al software de contabilidad. El usuario puede seleccionar entre una lista de proveedores aprobados y explorar sus catálogos para productos. Al seleccionar los productos, los artículos se anotan en el software de adquisición electrónica.
El usuario debe asignar las cuentas internas a los artículos en el carrito de compras. Luego se activa el proceso de aprobación interna, generalmente con correos electrónicos automáticos o herramientas relacionadas. Tras la aprobación, se envía una orden de compra electrónica al proveedor. Cuando se reciben los elementos, el usuario vuelve a iniciar sesión en el sistema de adquisiciones electrónicas para procesar el recibo de bienes.
El proceso de facturación electrónica permite a las empresas aprobadas enviar sus facturas directamente al cliente electrónicamente. La mayoría de los sistemas tienen unn Proceso automático para garantizar que solo se reciban pedidos que se han recibido para el pago. Otras empresas requieren que cada factura sea revisada y aprobada manualmente antes de ser procesada para el pago.
El software de adquisición electrónica ha experimentado un gran crecimiento en los últimos cinco años y se espera que continúe creciendo. Hay ahorros significativos disponibles para las instituciones que implementan adquisiciones electrónicas. Los ahorros son ahorros duros en dólares debido al tiempo reducido para procesar las facturas y los ahorros de dólar suave debido al tiempo reducido del personal requerido para procesar un pedido. El software de adquisición estándar es un mecanismo de control comúnmente utilizado para rastrear la actividad del gasto y monitorear los precios que los proveedores están cobrando, así como para garantizar que se sigan la política.