Co to jest oprogramowanie zakupowe?

Istnieją dwa główne rodzaje oprogramowania zakupowego: zamówienia elektroniczne lub zarządzanie logistyczne. Oprogramowanie do zakupów jest zazwyczaj częścią rozwiązania lub pakietu księgowego do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Większość dostawców oprogramowania oferuje w pełni zintegrowane rozwiązanie, które obejmuje działania zakupowe w systemie księgowym. Zaletą tego rodzaju oprogramowania jest możliwość dokładnego zgłaszania wszystkich zobowiązań finansowych w dowolnym momencie.

Zaopatrzenie lub zakup to wszelkie działania związane z nabywaniem towarów i usług do użytku przez firmę. Standardowy system zamówień umożliwia użytkownikom tworzenie zapotrzebowań na zakup, przyjęć towarów, zamówień zakupu i faktur. Zwroty towarów, noty kredytowe i potwierdzenie dostawy to opcje często zawarte w tego typu oprogramowaniu. Najlepsze oprogramowanie zakupowe obejmuje znaczną funkcjonalność raportowania, automatyczne przepływy pracy zatwierdzania i śledzenie zobowiązań.

Zamówienia elektroniczne lub e-zamówienia to oprogramowanie służące do zakupu towarów od innych dostawców za pośrednictwem ich stron internetowych. Zazwyczaj użytkownik loguje się w wewnętrznym elektronicznym rozwiązaniu zakupowym podłączonym do oprogramowania księgowego. Użytkownik może wybierać z listy zatwierdzonych dostawców i przeglądać ich katalogi w poszukiwaniu produktów. Przy wyborze produktów pozycje są zapisywane w elektronicznym oprogramowaniu zamówień.

Użytkownik jest zobowiązany do przypisania kont wewnętrznych do produktów w koszyku. Następnie uruchamiany jest wewnętrzny proces zatwierdzania, zwykle za pomocą automatycznych wiadomości e-mail lub powiązanych narzędzi. Po zatwierdzeniu do dostawcy wysyłane jest elektroniczne zamówienie. Po otrzymaniu towarów użytkownik loguje się ponownie do elektronicznego systemu zamówień, aby przetworzyć przyjęcie materiałów.

Proces fakturowania elektronicznego pozwala zatwierdzonym firmom przesyłać faktury bezpośrednio do klienta drogą elektroniczną. Większość systemów ma automatyczny proces zapewniający, że tylko otrzymane zamówienia są przesyłane do zapłaty. Inne firmy wymagają ręcznej weryfikacji i zatwierdzenia każdej faktury przed przetworzeniem w celu zapłaty.

Oprogramowanie do zamówień elektronicznych odnotowało ogromny wzrost w ciągu ostatnich pięciu lat i oczekuje się, że będzie nadal rosło. Instytucje wdrażające zamówienia elektroniczne mają znaczne oszczędności. Oszczędności te są zarówno oszczędnościami w dolarach twardych z powodu skrócenia czasu przetwarzania faktur, jak i oszczędnościami w dolarach miękkich z powodu skrócenia czasu pracy personelu wymaganego do przetworzenia zamówienia. Standardowe oprogramowanie zakupowe jest powszechnie stosowanym mechanizmem kontrolnym do śledzenia działań związanych z wydatkami i monitorowania cen pobieranych przez dostawców, a także do zapewnienia przestrzegania polityki.