O que é o software de compras?
Existem dois tipos principais de software de compras: compras eletrônicas ou gerenciamento de logística. O software de compras normalmente faz parte de uma solução de planejamento de recursos corporativos (ERP) ou pacote de contabilidade. A maioria dos fornecedores de software oferece uma solução totalmente integrada que incorpora a atividade de compra no sistema contábil. O benefício desse tipo de software é a capacidade de relatar com precisão todos os compromissos financeiros a qualquer momento.
Compras ou compras são todas atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços para uso pela empresa. Um sistema de compras padrão permite que os usuários criem requisições de compra, recibos de mercadorias, pedidos de compra e faturas. Retornos de mercadorias, memorandos de crédito e confirmação de entrega são opções frequentemente incluídas neste tipo de software. O melhor software de compras inclui funcionalidade significativa de relatórios, fluxos de trabalho de aprovação automatizados e rastreamento de compromisso.
Compras eletrônicas, ou compras eletrônicas, éUm software de compras usado para comprar mercadorias de outros fornecedores por meio de seus sites. Normalmente, o usuário faz login em uma solução interna de compras eletrônicas conectadas ao software de contabilidade. O usuário pode selecionar entre uma lista de fornecedores aprovados e navegar em seus catálogos para produtos. Ao selecionar os produtos, os itens são observados no software de compras eletrônicas.
O usuário deve atribuir as contas internas aos itens no carrinho de compras. O processo de aprovação interna é acionado, normalmente com e -mails automáticos ou ferramentas relacionadas. Após a aprovação, um pedido eletrônico de compra é enviado ao fornecedor. Quando os itens são recebidos, o usuário registra novamente no sistema de compras eletrônicas para processar o recibo de mercadorias.
O processo de faturamento eletrônico permite que as empresas aprovadas enviem suas faturas diretamente ao cliente eletronicamente. A maioria dos sistemas tem umn Processo automático para garantir que apenas os pedidos recebidos sejam enviados para pagamento. Outras empresas exigem que todas as faturas sejam revisadas e aprovadas manualmente antes de serem processadas para pagamento.
O software de compras eletrônicas sofreu um enorme crescimento nos últimos cinco anos e deve continuar a crescer. Existem economias significativas disponíveis para instituições que implementam compras eletrônicas. A economia é uma economia dura de dólar devido ao tempo reduzido para processar faturas e economia de dólar suave devido ao tempo reduzido da equipe necessária para processar um pedido. O software de compras padrão é um mecanismo de controle comumente usado para rastrear a atividade de gastos e monitorar os preços que os fornecedores estão cobrando, bem como para garantir que a política esteja sendo seguida.