O que é o software de compras?
Existem dois tipos principais de software de compras: compras eletrônicas ou gerenciamento de logística. O software de compras geralmente faz parte de uma solução de ERP (Enterprise Resource Planning) ou pacote de contabilidade. A maioria dos fornecedores de software oferece uma solução totalmente integrada que incorpora a atividade de compra ao sistema contábil. O benefício desse tipo de software é a capacidade de gerar relatórios precisos sobre todos os compromissos financeiros a qualquer momento.
Aquisição ou compra é toda atividade relacionada à aquisição de bens e serviços para uso da empresa. Um sistema de compras padrão permite que os usuários criem requisições de compra, entradas de mercadorias, pedidos e faturas. Devoluções de mercadorias, notas de crédito e confirmação de entrega são opções frequentemente incluídas neste tipo de software. O melhor software de compras inclui funcionalidade de relatório significativa, fluxos de trabalho de aprovação automatizados e rastreamento de compromisso.
Compras eletrônicas, ou compras eletrônicas, são um software de compras usado para comprar mercadorias de outros fornecedores por meio de seus sites. Normalmente, o usuário efetua login em uma solução interna de compras eletrônicas conectada ao software de contabilidade. O usuário pode selecionar de uma lista de fornecedores aprovados e procurar produtos em seus catálogos. Ao selecionar os produtos, os itens são anotados no software de compras eletrônicas.
O usuário é obrigado a atribuir as contas internas aos itens no carrinho de compras. O processo de aprovação interna é acionado, geralmente com emails automáticos ou ferramentas relacionadas. Após a aprovação, um pedido de compra eletrônico é enviado ao fornecedor. Quando os itens são recebidos, o usuário efetua login novamente no sistema de compras eletrônicas para processar a entrada de mercadorias.
O processo de faturamento eletrônico permite que empresas aprovadas enviem suas faturas diretamente ao cliente eletronicamente. A maioria dos sistemas possui um processo automático para garantir que apenas os pedidos recebidos sejam enviados para pagamento. Outras empresas exigem que todas as faturas sejam revisadas e aprovadas manualmente antes de serem processadas para pagamento.
O software de compras eletrônicas registrou um grande crescimento nos últimos cinco anos e espera-se que continue a crescer. Existem economias significativas disponíveis para instituições que implementam compras eletrônicas. As economias são economias em dólar devido ao tempo reduzido para processar faturas e economias em dólar devido ao tempo reduzido da equipe necessário para processar um pedido. O software de compras padrão é um mecanismo de controle comumente usado para rastrear as atividades de gastos e monitorar os preços que os fornecedores estão cobrando, além de garantir que as políticas sejam seguidas.