Co je to software pro zadávání veřejných zakázek?

Existují dva hlavní typy softwaru pro zadávání zakázek: elektronické zadávání zakázek nebo řízení logistiky. Obstarávací software je obvykle součástí řešení podnikového plánování zdrojů (ERP) nebo účetního balíčku. Většina dodavatelů softwaru nabízí plně integrované řešení, které zahrnuje nákupní činnost do účetního systému. Výhodou tohoto typu softwaru je schopnost přesně podat zprávu o všech finančních závazcích v každém okamžiku.

Nákup nebo nákup je veškerá činnost, která souvisí s pořízením zboží a služeb pro použití v podnikání. Standardní systém nákupu umožňuje uživatelům vytvářet požadavky na nákup, potvrzení o zboží, objednávky a faktury. Vrácení zboží, dobropisy a potvrzení o doručení jsou možnosti, které jsou často součástí tohoto typu softwaru. Nejlepší software pro zadávání zakázek zahrnuje významné funkce podávání zpráv, automatizované pracovní toky schvalování a sledování závazků.

Elektronické obstarávání nebo elektronické zadávání veřejných zakázek je software pro zadávání zakázek používaný k nákupu zboží od jiných dodavatelů prostřednictvím jejich webových stránek. Obvykle se uživatel přihlásí do interního elektronického řešení nákupu připojeného k účetnímu softwaru. Uživatel si může vybrat ze seznamu schválených dodavatelů a procházet jejich katalogy produktů. Při výběru produktů jsou položky zaznamenány v softwaru elektronického nákupu.

Uživatel je povinen přiřadit interní účty k položkám v nákupním košíku. Poté se spustí interní schvalovací proces, obvykle pomocí automatických e-mailů nebo souvisejících nástrojů. Po schválení je dodavateli zaslána elektronická objednávka. Když jsou položky přijaty, uživatel se přihlásí zpět do elektronického systému nákupu, aby zpracoval příjem zboží.

Proces elektronické fakturace umožňuje schváleným firmám elektronicky předkládat své faktury přímo zákazníkovi. Většina systémů má automatický proces, který zajišťuje, že k úhradě budou odeslány pouze přijaté objednávky. Ostatní firmy vyžadují, aby byla každá faktura před zpracováním k úhradě zkontrolována a schválena ručně.

Software pro elektronické pořizování zaznamenal v posledních pěti letech obrovský růst a očekává se, že bude dále růst. Instituce, které provádějí elektronické zadávání zakázek, mají značné úspory. Úspory jsou jak tvrdé úspory dolaru díky zkrácenému času na zpracování faktur, tak měkké úspory dolaru díky sníženému času personálu potřebnému ke zpracování objednávky. Standardní software pro zadávání zakázek je běžně používaný kontrolní mechanismus ke sledování výdajové činnosti a sledování cen, které dodavatelé účtují, a také k zajištění dodržování zásad.