Wat is inkoopsoftware?
Er zijn twee hoofdtypen inkoopsoftware: elektronische inkoop of logistiek beheer. Inkoopsoftware maakt meestal deel uit van een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning) of boekhoudpakket. De meeste softwareleveranciers bieden een volledig geïntegreerde oplossing die inkoopactiviteiten in het boekhoudsysteem opneemt. Het voordeel van dit soort software is de mogelijkheid om op elk moment nauwkeurig te rapporteren over alle financiële verplichtingen.
Inkoop of inkoop is alle activiteit die betrekking heeft op de verwerving van goederen en diensten voor gebruik door het bedrijf. Met een standaard inkoopsysteem kunnen gebruikers inkoopaanvragen, goederenontvangsten, inkooporders en facturen maken. Goederenretouren, creditnota's en leveringsbevestiging zijn opties die vaak in dit soort software zijn opgenomen. De beste inkoopsoftware omvat belangrijke rapportagefunctionaliteit, geautomatiseerde goedkeuringswerkstromen en het volgen van verplichtingen.
Elektronische inkoop, of e-procurement, is een inkoopsoftware die wordt gebruikt om goederen van andere leveranciers te kopen via hun websites. Doorgaans logt de gebruiker in op een interne elektronische inkoopoplossing verbonden met de boekhoudsoftware. De gebruiker kan kiezen uit een lijst met goedgekeurde leveranciers en door hun catalogi bladeren voor producten. Bij het selecteren van de producten worden de artikelen genoteerd in de elektronische inkoopsoftware.
De gebruiker moet de interne accounts toewijzen aan de artikelen in de winkelwagen. Het interne goedkeuringsproces wordt vervolgens geactiveerd, meestal met automatische e-mails of gerelateerde tools. Na goedkeuring wordt een elektronische inkooporder naar de leverancier gestuurd. Wanneer de artikelen worden ontvangen, meldt de gebruiker zich weer aan bij het elektronische inkoopsysteem om de goederenontvangst te verwerken.
Dankzij het elektronische factureringsproces kunnen erkende bedrijven hun facturen rechtstreeks elektronisch aan de klant indienen. De meeste systemen hebben een automatisch proces om ervoor te zorgen dat alleen ontvangen bestellingen worden ingediend voor betaling. Andere bedrijven vereisen dat elke factuur handmatig wordt gecontroleerd en goedgekeurd voordat deze voor betaling wordt verwerkt.
Elektronische inkoopsoftware heeft de afgelopen vijf jaar een enorme groei doorgemaakt en zal naar verwachting blijven groeien. Er zijn aanzienlijke besparingen beschikbaar voor instellingen die elektronisch aanbesteden implementeren. De besparingen zijn zowel harde dollarbesparingen vanwege de kortere tijd om facturen te verwerken, als zachte dollarbesparingen vanwege kortere personeelstijd die nodig is om een bestelling te verwerken. Standaard inkoopsoftware is een veelgebruikt controlemechanisme om de bestedingsactiviteit bij te houden en de prijzen te controleren die leveranciers aanrekenen, en om ervoor te zorgen dat het beleid wordt gevolgd.