Was ist Beschaffungssoftware?
Es gibt zwei Haupttypen von Beschaffungssoftware: elektronische Beschaffung oder Logistikmanagement. Beschaffungssoftware ist in der Regel Teil einer ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) oder eines Buchhaltungspakets. Die meisten Softwarelieferanten bieten eine vollständig integrierte Lösung an, die die Einkaufsaktivitäten in das Buchhaltungssystem einbezieht. Der Vorteil dieser Art von Software besteht in der Fähigkeit, zu jedem Zeitpunkt genau über alle finanziellen Verpflichtungen zu berichten.
Beschaffung oder Einkauf sind alle Aktivitäten, die sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen zur Verwendung durch das Unternehmen beziehen. Mit einem Standardbeschaffungssystem können Benutzer Bestellanforderungen, Wareneingänge, Bestellungen und Rechnungen erstellen. Warenrücksendungen, Gutschriften und Lieferbestätigungen sind Optionen, die häufig in dieser Art von Software enthalten sind. Die beste Beschaffungssoftware umfasst umfangreiche Berichtsfunktionen, automatisierte Genehmigungsworkflows und die Verfolgung von Verpflichtungen.
Elektronische Beschaffung oder E-Procurement ist eine Beschaffungssoftware, mit der Waren von anderen Lieferanten über deren Websites gekauft werden. In der Regel meldet sich der Benutzer bei einer internen elektronischen Beschaffungslösung an, die mit der Buchhaltungssoftware verbunden ist. Der Benutzer kann aus einer Liste zugelassener Lieferanten auswählen und in seinen Katalogen nach Produkten suchen. Bei der Auswahl der Produkte werden die Artikel in der elektronischen Beschaffungssoftware vermerkt.
Der Benutzer muss die internen Konten den Artikeln im Einkaufswagen zuordnen. Der interne Genehmigungsprozess wird dann normalerweise mit automatischen E-Mails oder verwandten Tools ausgelöst. Nach der Genehmigung wird eine elektronische Bestellung an den Lieferanten gesendet. Wenn die Artikel eingegangen sind, meldet sich der Benutzer erneut beim elektronischen Beschaffungssystem an, um den Wareneingang zu verarbeiten.
Der elektronische Rechnungsprozess ermöglicht es zugelassenen Firmen, ihre Rechnungen direkt elektronisch an den Kunden zu übermitteln. Die meisten Systeme haben einen automatischen Prozess, um sicherzustellen, dass nur eingegangene Bestellungen zur Zahlung eingereicht werden. Andere Firmen verlangen, dass jede Rechnung manuell überprüft und genehmigt wird, bevor sie zur Zahlung verarbeitet wird.
Die elektronische Beschaffungssoftware hat in den letzten fünf Jahren ein enormes Wachstum verzeichnet und wird voraussichtlich weiter wachsen. Institutionen, die elektronische Beschaffung implementieren, können erhebliche Einsparungen erzielen. Die Einsparungen sind sowohl Einsparungen in harten Dollars aufgrund der kürzeren Bearbeitungszeit für Rechnungen als auch Einsparungen in weichen Dollars aufgrund der kürzeren Bearbeitungszeit für Bestellungen. Standard-Beschaffungssoftware ist ein häufig verwendeter Kontrollmechanismus, um die Ausgabenaktivität zu verfolgen, die von den Lieferanten berechneten Preise zu überwachen und sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden.