Hvad er indkøbssoftware?
Der er to hovedtyper af indkøbssoftware: elektronisk indkøb eller logistikstyring. Indkøbssoftware er typisk en del af en ERP-løsning (Enterprise Resource Planning) eller en regnskabspakke. De fleste softwareleverandører tilbyder en fuldt integreret løsning, der inkorporerer købsaktivitet i regnskabssystemet. Fordelen ved denne type software er evnen til at rapportere nøjagtigt om alle økonomiske forpligtelser på ethvert tidspunkt.
Indkøb eller indkøb er al aktivitet, der vedrører erhvervelse af varer og tjenester til brug for virksomheden. Et standardindkøbssystem giver brugerne mulighed for at oprette købsrekvisitioner, varekvitteringer, indkøbsordrer og fakturaer. Varerangivelser, kreditnotater og leveringsbekræftelse er ofte muligheder inkluderet i denne type software. Den bedste indkøbssoftware inkluderer betydelig rapporteringsfunktionalitet, automatiserede godkendelsesarbejdsstrømme og forpligtelsessporing.
Elektronisk indkøb, eller e-indkøb, er en indkøbssoftware, der bruges til at købe varer fra andre leverandører via deres websteder. Brugeren logger typisk på en intern elektronisk indkøbsløsning, der er forbundet med regnskabssoftwaren. Brugeren kan vælge fra en liste over godkendte leverandører og gennemse deres kataloger for produkter. Når du vælger produkterne, noteres varerne i den elektroniske indkøbssoftware.
Det kræves, at brugeren tildeler de interne konti til varerne i indkøbskurven. Den interne godkendelsesproces udløses derefter, typisk med automatiske e-mails eller relaterede værktøjer. Efter godkendelse sendes en elektronisk indkøbsordre til leverandøren. Når varerne modtages, logger brugeren tilbage i det elektroniske indkøbssystem for at behandle varemodtagelsen.
Den elektroniske faktureringsproces giver godkendte virksomheder mulighed for at indsende deres fakturaer direkte til kunden elektronisk. De fleste systemer har en automatisk proces for at sikre, at kun ordrer, der er modtaget, sendes til betaling. Andre firmaer kræver, at hver faktura manuelt gennemgås og godkendes, før den behandles til betaling.
Elektronisk indkøbssoftware har oplevet en enorm vækst i de sidste fem år og forventes at fortsætte med at vokse. Der er betydelige besparelser til rådighed for institutioner, der implementerer elektroniske indkøb. Besparelserne er både besparelser på hårde dollars på grund af den reducerede tid til at behandle fakturaer, og en blød dollarbesparelse på grund af reduceret personaletid, der kræves for at behandle en ordre. Standard indkøbssoftware er en almindeligt anvendt kontrolmekanisme til at spore udgiftsaktivitet og overvåge de priser, som leverandører opkræver, samt for at sikre, at der følges politik.