Hvad er indkøbssoftware?

Der er to hovedtyper af indkøbssoftware: elektronisk indkøb eller logistikstyring.Indkøbssoftware er typisk en del af en Enterprise Resource Planning (ERP) løsning eller regnskabspakke.De fleste softwareleverandører tilbyder en fuldt integreret løsning, der indeholder købsaktivitet i regnskabssystemet.Fordelen ved denne type software er evnen til nøjagtigt at rapportere om alle økonomiske forpligtelser på ethvert tidspunkt.

Indkøb eller køb er al aktivitet, der vedrører erhvervelse af varer og tjenester til brug af virksomheden.Et standard indkøbssystem giver brugerne mulighed for at oprette købsrekvisitioner, varekvitteringer, indkøbsordrer og fakturaer.Varer returnerer, kreditmemoer og leveringsbekræftelse er muligheder, der ofte er inkluderet i denne type software.Den bedste indkøbssoftware inkluderer betydelig rapporteringsfunktionalitet, automatiseret godkendelsesarbejdsstrømme og sporesporing.

Elektronisk indkøb eller e-indkøb er en indkøbssoftware, der bruges til at købe varer fra andre leverandører via deres websteder.Brugeren logger typisk på en intern elektronisk indkøbsløsning, der er forbundet til regnskabssoftwaren.Brugeren kan vælge fra en liste over godkendte leverandører og gennemse deres kataloger for produkter.Når du vælger produkterne, noteres elementerne i den elektroniske indkøbssoftware.

Brugeren er forpligtet til at tildele de interne konti til varerne i indkøbskurven.Den interne godkendelsesproces udløses derefter, typisk med automatiske e -mails eller relaterede værktøjer.Efter godkendelse sendes en elektronisk indkøbsordre til leverandøren.Når varerne modtages, logger brugeren tilbage i det elektroniske indkøbssystem for at behandle varemodtagelsen.

Den elektroniske faktureringsproces giver godkendte virksomheder mulighed for at indsende deres fakturaer direkte til kunden elektronisk.De fleste systemer har en automatisk proces for at sikre, at der kun er modtaget ordrer, der er modtaget til betaling.Andre virksomheder kræver, at enhver faktura manuelt gennemgås og godkendes, inden de behandles til betaling.

Elektronisk indkøbssoftware har oplevet en enorm vækst i de sidste fem år og forventes at fortsætte med at vokse.Der er betydelige besparelser til rådighed for institutioner, der implementerer elektronisk indkøb.Besparelserne er begge hårde dollarbesparelser på grund af den reducerede tid til at behandle fakturaer og bløde dollarbesparelser på grund af reduceret personale tid, der kræves for at behandle en ordre.Standard indkøbssoftware er en almindeligt anvendt kontrolmekanisme til at spore forbrugsaktivitet og overvåge de priser, som leverandører opkræver, samt for at sikre, at der følges politik.