¿Cómo elijo el mejor organizador de archivos?
Elegir el mejor organizador de archivos depende de los tipos y la cantidad de archivos que necesita organizar. Para algunas personas, un pequeño archivador o incluso un cajón de escritorio con divisores puede ser una forma efectiva de organizar archivos. Otras personas necesitarán un archivador designado más grande, una serie de archivadores o un sistema de archivo con estanterías de estanterías. La presentación digital es otra opción que puede liberar una gran cantidad de espacio en una oficina, como escanear documentos en una computadora, organizarlos en archivos virtuales y triturar y reciclar las viejas copias en papel.
Muchas personas encuentran que si tienen un cajón de escritorio lo suficientemente profundo, puede funcionar bien como un organizador de archivos. Los divisores o incluso las carpetas de archivos colgantes se pueden comprar en las tiendas de suministros de oficina, y se pueden mantener de manera organizada en el cajón y al mismo tiempo son muy fáciles de acceder. Una colección más grande de archivos podría requerir la compra de uno o más archivos dedicados, que generalmente son AVAilable en versiones de aluminio muy económicas en las tiendas de suministros de oficina. Los gabinetes de madera que pueden contener carpetas de archivos colgantes también están disponibles, aunque estos tienden a ser mucho más pesados y más caros. Un organizador de archivos diseñado para uso doméstico a menudo está disponible en colores neutros, como beige, para combinarse mejor con los alrededores.
Las oficinas más grandes pueden comprar una serie de archivadores más grandes para almacenar varios archivos. Los estantes montados en la pared también pueden funcionar como un sistema organizacional de archivos, y es un método popular para las oficinas de los médicos, donde es importante acceder a los archivos de manera rápida y fácil. Es posible que las oficinas de los médicos no puedan digitalizar completamente los archivos, pero otros tipos de oficinas pueden encontrar que pueden eliminar la necesidad de un organizador de archivos voluminoso en la oficina si comienzan a convertir archivos en versiones digitales.
La tecnología permite escanear los documentos y archivos en una computadora, y luego se accedió electrónicamente. Una computadora puede funcionar muy bien como un organizador de archivos, lo que hace que sea mucho más fácil encontrar documentos específicos y reducir el uso de papel y espacio en una oficina. Las bases de datos de archivos también son mucho más fáciles de actualizar y administrar que intentar actualizar cientos o incluso miles de archivos en papel si se deben realizar cambios; Además, se pueden buscar fácilmente por casi cualquier criterio. La organización de archivos digitales es a menudo un gran método para uso en el hogar, y todo lo que requiere es la compra de un escáner para convertir documentos en versiones digitales.