Comment choisir le meilleur organisateur de fichiers?
Choisir le meilleur organisateur de fichiers dépend des types et de la quantité de fichiers que vous devez organiser. Pour certaines personnes, une petite classe ou même un tiroir de bureau avec des séparateurs peut être un moyen efficace d'organiser des fichiers. D'autres personnes auront besoin d'un classeur désigné plus grand, d'une série de classeurs ou d'un système de classement avec des racks d'étagères. Le dépôt numérique est une autre option qui peut libérer beaucoup d'espace dans un bureau, par exemple en numérisant des documents dans un ordinateur, en les organisant en fichiers virtuels et en déchiquetant et en recyclant les anciennes copies papier.
Beaucoup de gens constatent que s'ils ont un tiroir de bureau assez profond, cela peut fonctionner très bien en tant qu'organisateur de fichiers. Des séparateurs ou même des dossiers de fichiers peuvent être achetés dans les magasins de fournitures de bureau, et ils peuvent être conservés de manière organisée dans le tiroir tout en étant très facile d'accès. Une plus grande collection de fichiers peut nécessiter l'achat d'un ou plusieurs libellés dédiés, qui sont généralement avérésAinable dans les versions en aluminium très bon marché dans les magasins de fournitures de bureau. Des armoires en bois qui peuvent contenir des dossiers de fichiers suspendus sont également disponibles, bien que celles-ci soient généralement beaucoup plus lourdes et plus chères. Un organisateur de fichiers conçu pour un usage domestique est souvent disponible dans des couleurs neutres, comme Beige, pour mieux se fondre dans l'environnement.
Les plus grands bureaux peuvent acheter une série de licenciements plus grands pour stocker un certain nombre de fichiers. Les étagères montées sur le mur peuvent également fonctionner comme un système organisationnel de fichiers et est une méthode populaire pour les cabinets de médecins, où il est important d'accéder aux fichiers rapidement et facilement. Les bureaux des médecins peuvent ne pas être en mesure de numériser complètement les fichiers, mais d'autres types de bureaux peuvent constater qu'ils peuvent éliminer le besoin d'un organisateur de fichiers encombrant au bureau s'ils commencent à convertir des fichiers en versions numériques.
La technologie permet à des articles et à des fichiers d'être scannés dans un ordinateur, puis accédé électroniquement. Un ordinateur peut très bien fonctionner en tant qu'organisateur de fichiers, ce qui facilite la recherche de documents spécifiques et réduit l'utilisation du papier et de l'espace dans un bureau. Les bases de données de fichiers sont également beaucoup plus faciles à mettre à jour et à gérer que pour tenter de mettre à jour des centaines ou même des milliers de fichiers papier si des modifications doivent être apportées; De plus, ils peuvent être facilement recherchés par presque tous les critères. L'organisation de fichiers numériques est souvent une excellente méthode pour une utilisation à domicile, et tout ce dont il a besoin, c'est de l'achat d'un scanner pour convertir des documents en versions numériques.