Come faccio a scegliere il miglior organizzatore di file?

La scelta del miglior organizzatore di file dipende dai tipi e dalla quantità di file che è necessario organizzare. Per alcune persone, un piccolo gabinetto o anche solo un cassetto della scrivania con divisori può essere un modo efficace per organizzare i file. Altre persone avranno bisogno di un gabinetto designato più grande, una serie di file o un sistema di archiviazione con scaffalature. Il deposito digitale è un'altra opzione che può liberare una grande quantità di spazio in un ufficio, ad esempio scansionando i documenti in un computer, organizzandoli in file virtuali e distruggendo e riciclando le vecchie copie cartacee.

Molte persone scoprono che se hanno un cassetto da scrivania abbastanza profondo, può funzionare bene come organizzatore di file. I divisori o anche le cartelle di file sospese possono essere acquistate nei negozi di forniture per ufficio e possono essere mantenute in modo organizzato nel cassetto pur essendo molto facili da accedere. Una raccolta più ampia di file potrebbe richiedere l'acquisto di uno o più gabinetto dedicato, che in genere sono AVModulo in versioni in alluminio molto economico nei negozi di offerta di uffici. Sono disponibili anche armadi in legno che possono contenere cartelle di file sospese, sebbene queste tendano ad essere molto più pesanti e più costose. Un organizzatore di file progettato per l'uso domestico è spesso disponibile in colori neutri, come il beige, per fondersi meglio con l'ambiente circostante.

Gli uffici più grandi possono acquistare una serie di file di file più grandi per la memorizzazione di una serie di file. Gli scaffali montati sul muro possono anche funzionare come sistema organizzativo di file ed è un metodo popolare per gli uffici dei medici, dove è importante accedere ai file in modo rapido e semplice. Gli uffici dei medici potrebbero non essere in grado di digitalizzare completamente i file, ma altri tipi di uffici possono scoprire che possono eliminare la necessità di un ingombrante organizzatore di file in ufficio se iniziano a convertire i file in versioni digitali.

La tecnologia

consente di scansionare documenti e file in un computer, quindi accessibile elettronicamente. Un computer può funzionare molto bene come organizzatore di file, rendendo molto più facile trovare documenti specifici e ridurre l'uso di carta e spazio in un ufficio. I database di file sono anche molto più facili da aggiornare e gestire piuttosto che tentare di aggiornare centinaia o addirittura migliaia di file cartacei se è necessario apportare modifiche; Inoltre possono essere facilmente perquisiti da quasi tutti i criteri. L'organizzazione dei file digitali è spesso un ottimo metodo anche per l'uso domestico e tutto ciò che richiede è l'acquisto di uno scanner per convertire i documenti in versioni digitali.