Hoe kies ik de beste bestandsorganisator?
Het kiezen van de beste bestandsorganisator is afhankelijk van de typen en hoeveelheid bestanden die u moet organiseren. Voor sommige mensen kan een kleine archiefkast of zelfs alleen een bureaula met scheiders een effectieve manier zijn om bestanden te organiseren. Andere mensen hebben een grotere aangewezen bestandskast, een reeks bestandskasten of een archiefsysteem met rekken met rekken nodig. Digitale indiening is een andere optie die veel ruimte in een kantoor kan bevrijden, zoals door documenten in een computer te scannen, ze in virtuele bestanden te organiseren en de oude papieren kopieën te versnipperen en te recyclen.
Veel mensen vinden dat als ze een diep genoeg bureaula hebben, het prima kan functioneren als een bestandsorganisator. Dividers of zelfs hangende bestandsmappen kunnen worden gekocht bij Office Supply -winkels, en ze kunnen op een georganiseerde manier in de lade worden gehouden terwijl ze nog steeds heel gemakkelijk toegankelijk zijn. Een grotere verzameling bestanden kan de aankoop van een of meer toegewijde bestandskast noodzakelijk maken, die meestal AV zijnschuldig in zeer goedkope aluminiumversies bij kantoorvoorraadwinkels. Houten kasten die hangende bestandsmappen kunnen bevatten, zijn ook beschikbaar, hoewel deze meestal veel zwaarder en duurder zijn. Een bestandsorganisator die is ontworpen voor thuisgebruik is vaak beschikbaar in neutrale kleuren, zoals Beige, om beter in te gaan in de omgeving.
Grotere kantoren kunnen een reeks grotere bestandskasten kopen voor het opslaan van een aantal bestanden. De planken die op de muur zijn gemonteerd, kunnen ook werken als een bestandsorganisatiesysteem, en zijn een populaire methode voor artsen, waar het belangrijk is om snel en gemakkelijk toegang te krijgen tot bestanden. Artsenkantoren kunnen mogelijk niet volledig digitaliseren van bestanden, maar andere soorten kantoren kunnen merken dat ze de behoefte aan een omvangrijke bestandsorganisator op kantoor kunnen elimineren als ze bestanden naar digitale versies beginnen te converteren.
technologie maakt het mogelijk om papieren en bestanden in een computer te scannenen vervolgens elektronisch bezocht. Een computer kan heel goed functioneren als een bestandsorganisator, waardoor het veel gemakkelijker is om specifieke documenten te vinden en het gebruik van papier en ruimte in een kantoor te verminderen. Bestandsdatabases zijn ook veel eenvoudiger te bijwerken en te beheren dan proberen honderden of zelfs duizenden papieren bestanden bij te werken als er wijzigingen moeten worden aangebracht; Bovendien kunnen ze gemakkelijk worden doorzocht door bijna alle criteria. Digitale bestandsorganisatie is vaak ook een geweldige methode voor thuisgebruik, en het enige dat nodig is, is de aankoop van een scanner om documenten om te zetten in digitale versies.