Jak si mohu vybrat nejlepší organizátor souboru?

Výběr nejlepšího organizátoru souboru závisí na typech a množství souborů, které musíte organizovat. U některých lidí může být malá skříňka nebo dokonce jen zásuvka na stole s děličkami efektivním způsobem, jak organizovat soubory. Ostatní lidé budou potřebovat větší určenou skříňku na soubory, řadu skříní souborů nebo podávací systém s regály. Digitální podání je další možností, která může uvolnit velké množství prostoru v kanceláři, například skenováním dokumentů do počítače, jejich organizování do virtuálních souborů a skartování a recyklaci starých papírových kopií.

Mnoho lidí zjistí, že pokud mají dostatečně hlubokou zásuvku na stůl, může to fungovat dobře jako organizátor souboru. Děličky nebo dokonce zavěšené složky souborů lze zakoupit v kancelářských zásobách a lze je udržovat organizovaným způsobem v zásuvce a přitom jsou stále velmi snadný přístup. Větší sbírka souborů může vyžadovat nákup jednoho nebo více vyhrazeného skříně souborů, které jsou obvykle AVNemovilé ve velmi levných hliníkových verzích v obchodech s kancelářskými zásobami. K dispozici jsou také dřevěné skříňky, které mohou obsahovat zavěšené složky souborů, i když mají tendenci být mnohem těžší a dražší. Organizátor souboru určený pro domácí použití je často k dispozici v neutrálních barvách, jako je Beige, aby se lépe spojila s okolím.

Větší kanceláře si mohou zakoupit řadu větších souborových skříní pro uložení řady souborů. Police namontované na zdi mohou také fungovat jako organizační systém souboru a je to populární metoda pro lékaře, kde je důležité rychle a snadno přistupovat k souborům. Kanceláře lékařů nemusí být schopny zcela digitalizovat soubory, ale jiné typy kanceláří mohou zjistit, že mohou eliminovat potřebu objemného organizátoru souborů v kanceláři, pokud začnou převádět soubory na digitální verze.

Technologie umožňuje naskenovat papíry a soubory do počítače, a poté přístup k elektronicky. Počítač může fungovat velmi dobře jako organizátor souborů, což usnadňuje nalezení konkrétních dokumentů a omezit využití papíru a prostoru v kanceláři. Databáze souborů jsou také mnohem snazší aktualizovat a spravovat, než se pokusit aktualizovat stovky nebo dokonce tisíce papírových souborů, pokud je třeba provést změny; Navíc je lze snadno prohledat téměř jakákoli kritéria. Organizace digitálních souborů je často také skvělou metodou pro domácí použití a vše, co vyžaduje, je nákup skeneru k převodu dokumentů na digitální verze.