Jak wybrać najlepszy organizator plików?
Wybór najlepszego organizatora plików zależy od rodzajów i ilości plików, które musisz uporządkować. Dla niektórych osób mała szafka na pliki lub nawet szufladę biurkową z dzielnikami może być skutecznym sposobem organizowania plików. Inne osoby będą potrzebować większej wyznaczonej szafki na pliki, serię szaf plików lub systemu zgłoszenia z półkami. Składanie cyfrowe to kolejna opcja, która może zwolnić dużo miejsca w biurze, na przykład poprzez skanowanie dokumentów w komputerze, organizowanie ich w wirtualne pliki oraz niszczenie i recykling stare kopie papieru.
Wiele osób uważa, że jeśli mają wystarczająco głęboką szufladę biurka, może funkcjonować dobrze jako organizator plików. Podziałów, a nawet wiszących folderów plików można kupić w sklepach Office Supply, i można je przechowywać w zorganizowany sposób w szufladzie, a jednocześnie bardzo łatwy w dostępie. Większy zbiór plików może wymagać zakupu jednej lub więcej dedykowanej szafki na pliki, które są zazwyczaj AVUnalne w bardzo niedrogich wersjach aluminiowych w sklepach biurowych. Dostępne są również drewniane szafki, które mogą zawierać wiszące foldery plików, choć są one znacznie cięższe i droższe. Organizator plików zaprojektowany do użytku domowego jest często dostępny w neutralnych kolorach, takich jak Beige, aby lepiej wtopić się w otoczenie.
Większe biura mogą kupić serię większych szaf plików do przechowywania wielu plików. Półki zamontowane na ścianie mogą również działać jako system organizacyjny plików i są popularną metodą biur lekarzy, w których ważne jest szybkie i łatwe dostęp do plików. Biura lekarzy mogą nie być w stanie całkowicie digitalizować plików, ale inne typy biur mogą stwierdzić, że mogą wyeliminować potrzebę nieporozumienia w biurze, jeśli rozpoczną konwersję plików na wersje cyfrowe.
Technologia umożliwia skanowanie dokumentów i plików na komputerze, a następnie dostęp do elektronicznie. Komputer może działać bardzo dobrze jako organizator plików, co znacznie ułatwia znalezienie określonych dokumentów i ograniczyć użycie papieru i przestrzeni w biurze. Bazy danych plików są również znacznie łatwiejsze do aktualizacji i zarządzania niż próba aktualizacji setek, a nawet tysięcy plików papierowych, jeśli należy wprowadzić zmiany; Ponadto można je łatwo przeszukać według prawie wszelkich kryteriów. Cyfrowa organizacja plików jest często doskonałą metodą do użytku domowego, a wszystko, czego wymaga, to zakup skanera do konwersji dokumentów na wersje cyfrowe.