Como escolho o melhor organizador de arquivos?
Escolher o melhor organizador de arquivos depende dos tipos e quantidade de arquivos que você precisa organizar. Para algumas pessoas, um pequeno gabinete de arquivos ou mesmo apenas uma gaveta de mesa com divisórias pode ser uma maneira eficaz de organizar arquivos. Outras pessoas precisarão de um gabinete de arquivo designado maior, uma série de armários de arquivo ou um sistema de arquivamento com prateleiras. O arquivamento digital é outra opção que pode liberar muito espaço em um escritório, como digitalizando documentos em um computador, organizando -os em arquivos virtuais e destruindo e reciclando as cópias de papel antigo.
Muitas pessoas acham que, se tiverem uma gaveta de mesa suficientemente profunda, poderá funcionar bem como um organizador de arquivos. Divisores ou mesmo pastas de arquivo suspensas podem ser compradas em lojas de suprimentos de escritórios e podem ser mantidas de maneira organizada na gaveta enquanto ainda são muito fáceis de acessar. Uma coleção maior de arquivos pode exigir a compra de um ou mais gabinete de arquivo dedicado, que normalmente são AVAilável em versões de alumínio muito baratas nas lojas de material de escritórios. Os armários de madeira que podem conter pastas de arquivo suspensos também estão disponíveis, embora elas tendam a ser muito mais pesadas e mais caras. Um organizador de arquivos projetado para uso doméstico geralmente está disponível em cores neutras, como bege, para melhor se misturar com os arredores.
Escritórios maiores podem comprar uma série de armários de arquivos maiores para armazenar vários arquivos. As prateleiras montadas na parede também podem funcionar como um sistema organizacional de arquivos e é um método popular para os escritórios dos médicos, onde é importante acessar arquivos de maneira rápida e fácil. Os consultórios dos médicos podem não ser capazes de digitalizar completamente os arquivos, mas outros tipos de escritórios podem achar que podem eliminar a necessidade de um organizador de arquivos volumosos no escritório se começarem a converter arquivos em versões digitais.
A tecnologia permite que papéis e arquivos sejam digitalizados em um computadore depois acessado eletronicamente. Um computador pode funcionar muito bem como um organizador de arquivos, facilitando muito a localização de documentos específicos e reduzindo o uso de papel e espaço em um escritório. Os bancos de dados de arquivos também são muito mais fáceis de atualizar e gerenciar do que tentar atualizar centenas ou até milhares de arquivos em papel, se precisarem ser feitos; Além disso, eles podem ser facilmente pesquisados por quase todos os critérios. A organização de arquivos digitais também costuma ser um ótimo método para uso doméstico, e tudo o que exige é a compra de um scanner para converter documentos em versões digitais.