¿Qué es el correo de voz?
El correo de voz es un tipo de servicio de mensajería que permite la grabación, transferencia y almacenamiento de mensajes grabados. Antiguamente una herramienta principalmente para corporaciones y empresas, el correo de voz ahora es una característica estándar con las redes móviles. Aunque el correo de voz originalmente servía como un contestador automático básico que podía servir a una red de teléfonos, hoy puede integrarse con el correo electrónico y otras redes electrónicas para crear sistemas integrales de mensajería.
El origen del correo de voz es un tema en disputa; Varias empresas e individuos reclaman la invención por sí mismos. Las primeras patentes para dispositivos de grabación de teléfonos en red se emitieron a fines de los años setenta y principios de los ochenta. El desarrollo de estos productos innovadores fue en gran parte una reacción a la creciente preocupación por la eficiencia del negocio; Las compañías que realizan y reciben cientos o incluso miles de llamadas al día podrían tener enormes dificultades para garantizar que los mensajes se reciban correctamente y se envíen a la persona correcta. El correo de voz permitió a la persona que llamaba dejar un mensaje detallado y claro que el destinatario podía escuchar con total tranquilidad. Utilizando una red de extensiones telefónicas dedicadas a individuos específicos dentro del negocio, las secretarias podrían asegurarse de que los mensajes fueran enviados a la persona correcta.
Los sistemas de mensajería de voz generalmente se operan usando una computadora principal en el sitio o un operador externo provisto por una compañía externa. Si bien los sistemas de ejecución internos suelen ser más personalizables, las redes externas eliminan la necesidad de que los trabajadores o participantes comprendan cómo ejecutar el sistema. Para usar una red en el sitio, por lo general, al menos una persona debe estar capacitada en la operación y administración del sistema, mientras que la administración y el mantenimiento de las redes externas son administradas por personal de la red.
Aunque hay alguna variación entre los proveedores de red, muchos sistemas de mensajería de voz son bastante simples de configurar y usar. El usuario graba un mensaje saliente con información básica, como nombre y métodos adicionales para comunicarse con él o ella. Cuando se envía una llamada al correo de voz, la persona que llama escucha esta información antes de tener la oportunidad de grabar un mensaje para el usuario. Para escuchar mensajes nuevos, el usuario debe acceder al sistema y, a menudo, ingresar un código de acceso elegido por el usuario. Después de reproducir el nuevo mensaje, el usuario puede guardar o eliminar el mensaje o reproducirlo antes de pasar a la siguiente grabación de voz almacenada.
Algunos sistemas también incluyen características adicionales, como el envío de notificaciones de una llamada a otras redes. Por ejemplo, al dejar un mensaje, la persona que llama puede tener la opción de llamar al usuario. Otras redes integradas pueden permitir que la persona que llama envíe una notificación por correo electrónico o fax al usuario también. Al integrar múltiples sistemas de mensajes, la persona que llama tiene una mejor oportunidad de llegar rápidamente a su contacto con la información.
Otra característica importante de muchos sistemas de correo de voz es la opción de acceder a mensajes desde un teléfono o dispositivo externo. Para hacerlo, la persona generalmente debe llamar al número adjunto al sistema de mensajería de voz y esperar a que se reproduzca el mensaje saliente grabado. Luego, al ingresar un código de acceso elegido por el usuario o asignado por la red, se puede llegar a los mensajes. Muchos consideran que la flexibilidad del sistema es una gran fortaleza, ya que las personas pueden alcanzar mensajes en una red desde cualquier teléfono o dispositivo móvil.