Qu'est-ce que la messagerie vocale?
La messagerie vocale est un type de service de messagerie qui permet l’enregistrement, le transfert et le stockage des messages enregistrés. Autrefois un outil principalement destiné aux entreprises et aux entreprises, la messagerie vocale est désormais une fonctionnalité standard des réseaux mobiles. Si la messagerie vocale servait à l’origine de répondeur de base pouvant desservir un réseau de téléphones, elle peut aujourd’hui être intégrée à la messagerie électronique et à d’autres réseaux électroniques pour créer des systèmes de messagerie complets.
L'origine de la messagerie vocale est un sujet controversé. Plusieurs entreprises et particuliers revendiquent l’invention pour eux-mêmes. Les premiers brevets pour les enregistreurs téléphoniques sur réseau ont été délivrés à la fin des années 1970 et au début des années 1980. Le développement de ces produits innovants était en grande partie dû à l'inquiétude croissante suscitée par l'efficacité des entreprises. Les entreprises qui passaient et recevaient des centaines voire des milliers d'appels par jour pourraient avoir beaucoup de difficulté à s'assurer que les messages étaient correctement reçus et transmis à la bonne personne. La messagerie vocale permettait à l'appelant de laisser un message détaillé et clair pouvant être écouté par le destinataire à loisir. À l'aide d'un réseau de postes téléphoniques dédiés à des personnes spécifiques au sein de l'entreprise, les secrétaires peuvent s'assurer que les messages sont transmis à la personne appropriée.
Les systèmes de messagerie vocale sont généralement exploités à l'aide d'un ordinateur principal sur site ou d'un opérateur externe fourni par une société externe. Alors que les systèmes gérés en interne sont généralement plus personnalisables, les réseaux externes évitent aux travailleurs ou aux participants de comprendre comment faire fonctionner le système. Pour utiliser un réseau sur site, au moins une personne doit être formée à l'exploitation et à la gestion du système, tandis que la gestion et la maintenance des réseaux externes sont gérées par le personnel du réseau.
Bien qu'il existe des différences entre les fournisseurs de réseau, de nombreux systèmes de messagerie vocale sont assez simples à configurer et à utiliser. L'utilisateur enregistre un message sortant avec des informations de base, telles que le nom et des méthodes supplémentaires pour le joindre. Lorsqu'un appel est envoyé à la messagerie vocale, l'appelant entend cette information avant de pouvoir enregistrer un message pour l'utilisateur. Pour écouter de nouveaux messages, l'utilisateur doit accéder au système et saisir souvent un code d'authentification choisi par l'utilisateur. Une fois le nouveau message lu, l’utilisateur peut sauvegarder ou supprimer le message ou le relire avant de passer au prochain enregistrement vocal stocké.
Certains systèmes incluent également des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'envoi de notifications d'appels vers d'autres réseaux. Par exemple, lorsqu’il laisse un message, l’appelant peut avoir la possibilité de contacter l’utilisateur. D'autres réseaux intégrés peuvent permettre à l'appelant d'envoyer également une notification par courrier électronique ou une télécopie à l'utilisateur. En intégrant plusieurs systèmes de messagerie, l'appelant a plus de chances d'atteindre rapidement son contact avec des informations.
Une autre caractéristique importante de nombreux systèmes de messagerie vocale est la possibilité d’accéder aux messages à partir d’un téléphone ou d’un appareil extérieur. Pour ce faire, la personne doit généralement appeler le numéro associé au système de messagerie vocale et attendre la lecture du message sortant enregistré. Ensuite, en entrant un code d'accès choisi par l'utilisateur ou attribué par le réseau, des messages peuvent être atteints. La flexibilité du système est considérée par beaucoup comme une grande force, car les utilisateurs peuvent accéder aux messages sur un réseau depuis n'importe quel téléphone ou appareil mobile.