Wat is voicemail?
Voicemail is een type berichtenservice waarmee opgenomen berichten kunnen worden opgenomen, overgedragen en opgeslagen. Vroeger vooral een hulpmiddel voor bedrijven en bedrijven, is voicemail nu een standaardfunctie bij mobiele netwerken. Hoewel voicemail oorspronkelijk diende als een basisantwoordapparaat dat een netwerk van telefoons kon bedienen, kan het tegenwoordig worden geïntegreerd met e-mail en andere elektronische netwerken om uitgebreide berichtensystemen te maken.
De oorsprong van voicemail is een omstreden onderwerp; verschillende bedrijven en particulieren claimen de uitvinding zelf. De eerste patenten voor opnameapparaten voor netwerktelefoons werden eind jaren zeventig en begin jaren tachtig uitgegeven. De ontwikkeling van deze innovatieve producten was grotendeels in reactie op de groeiende bezorgdheid over bedrijfsefficiëntie; bedrijven die honderden of zelfs duizenden telefoontjes per dag plaatsen en ontvangen, kunnen het enorm moeilijk hebben om ervoor te zorgen dat berichten correct worden ontvangen en naar de juiste persoon gaan. Met voicemail kon de beller een gedetailleerd en duidelijk bericht achterlaten waar de beoogde ontvanger op zijn gemak naar kon luisteren. Met behulp van een netwerk van telefoonextensies voor specifieke personen binnen het bedrijf konden secretaresses ervoor zorgen dat berichten naar de juiste persoon gingen.
Systemen voor spraakberichten worden meestal gebruikt met behulp van een hoofdcomputer op locatie of een externe operator van een extern bedrijf. Terwijl interne run-systemen meestal meer aanpasbaar zijn, hoeven externe netwerken niet langer te werken of te werken door werknemers of deelnemers. Om een on-site netwerk te gebruiken, moet meestal ten minste één persoon worden getraind in de werking en het beheer van het systeem, terwijl het beheer en onderhoud van externe netwerken wordt beheerd door netwerkpersoneel.
Hoewel er enige variatie is tussen netwerkproviders, zijn veel voicemailsystemen vrij eenvoudig in te stellen en te gebruiken. De gebruiker neemt een uitgaand bericht op met basisinformatie, zoals naam en aanvullende methoden om hem of haar te bereiken. Wanneer een oproep naar voicemail wordt verzonden, hoort de beller deze informatie voordat hij de gelegenheid krijgt een bericht voor de gebruiker op te nemen. Om naar nieuwe berichten te luisteren, moet de gebruiker toegang hebben tot het systeem en vaak een door de gebruiker gekozen wachtwoord invoeren. Nadat het nieuwe bericht is afgespeeld, kan de gebruiker het bericht opslaan of verwijderen of opnieuw afspelen voordat hij naar de volgende opgeslagen spraakopname gaat.
Sommige systemen bevatten ook extra functies, zoals het verzenden van meldingen van een oproep naar andere netwerken. Bij het achterlaten van een bericht kan de beller bijvoorbeeld de optie hebben om de gebruiker op te roepen. Bij andere geïntegreerde netwerken kan de beller ook een e-mailmelding of fax naar de gebruiker sturen. Door meerdere berichtensystemen te integreren, heeft een beller een grotere kans om snel zijn of haar contact met informatie te bereiken.
Een ander belangrijk kenmerk van veel voicemailsystemen is de toegang tot berichten vanaf een externe telefoon of apparaat. Om dit te doen, moet de persoon meestal het nummer bellen dat aan het voicemailsysteem is gekoppeld en wachten tot het opgenomen uitgaande bericht wordt afgespeeld. Vervolgens kunnen berichten worden bereikt door een door de gebruiker gekozen of door het netwerk toegewezen toegangscode in te voeren. De flexibiliteit van het systeem wordt door velen als een grote sterkte beschouwd, omdat mensen berichten op een netwerk kunnen bereiken vanaf elke telefoon of mobiel apparaat.