ボイスメールとは

ボイスメールは、記録されたメッセージの記録、転送、および保存を可能にするメッセージングサービスの一種です。 かつて主に企業や企業向けのツールであったボイスメールは、モバイルネットワークの標準機能になりました。 ボイスメールはもともと電話のネットワークに対応できる基本的な留守番電話として機能していましたが、今日ではメールやその他の電子ネットワークと統合して包括的なメッセージングシステムを作成できます。

ボイスメールの起源は議論の余地のあるトピックです。 いくつかの企業や個人が自分で発明を主張しています。 ネットワーク電話録音デバイスの最初の特許は、1970年代後半から1980年代初頭に発行されました。 これらの革新的な製品の開発は、主にビジネス効率に対する懸念の高まりに対応したものでした。 1日に数百または数千の電話をかけたり受けたりした企業は、メッセージが正しく受信され、適切な人に届くようにすることを非常に困難にする可能性がありました。 ボイスメールを使用すると、発信者は詳細で明確なメッセージを残すことができ、意図した受信者がゆっくりと聞くことができます。 秘書は、ビジネス内の特定の個人専用の内線電話番号のネットワークを使用して、メッセージが正しい人に届くことを確認できました。

ボイスメッセージングシステムは、通常、オンサイトのメインコンピューターまたは外部企業が提供するオフサイトのオペレーターを使用して運用されます。 通常、社内の実行システムはよりカスタマイズ可能ですが、外部ネットワークを使用すると、従業員や参加者がシステムの実行方法を理解する必要がなくなります。 オンサイトネットワークを使用するには、通常、少なくとも1人がシステムの運用と管理のトレーニングを受け、外部ネットワークの管理と維持はネットワーク担当者が行います。

ネットワークプロバイダーには多少の違いがありますが、多くのボイスメッセージングシステムのセットアップと使用は非常に簡単です。 ユーザーは、名前やその他の到達方法などの基本情報を含む発信メッセージを記録します。 コールがボイスメールに送信されると、発信者はこの情報を聞いてから、ユーザーへのメッセージを録音できます。 新しいメッセージを聞くには、ユーザーはシステムにアクセスし、多くの場合、ユーザーが選択したパスコードを入力する必要があります。 新しいメッセージが再生された後、ユーザーはメッセージを保存または削除したり、次の保存された音声録音に進む前に再生したりできます。

一部のシステムには、コールの通知を他のネットワークに送信するなどの追加機能も含まれています。 たとえば、メッセージを残すときに、呼び出し元にユーザーをページングするオプションがあります。 他の統合ネットワークでは、発信者がユーザーに電子メール通知またはFAXを送信することもできます。 複数のメッセージシステムを統合することにより、発信者は連絡先にすぐに情報を伝えることができます。

多くのボイスメールシステムのもう1つの重要な機能は、外部の電話またはデバイスからメッセージにアクセスするオプションです。 そのためには、通常、ボイスメッセンジャーシステムに接続されている番号に電話して、録音された発信メッセージが再生されるのを待つ必要があります。 次に、ユーザーが選択したアクセスコードまたはネットワークが割り当てたアクセスコードをパンチすることで、メッセージに到達できます。 システムの柔軟性は多くの人にとって大きな強みであると考えられています。人々はあらゆる電話やモバイル機器からネットワーク上のメッセージに到達できるからです。