Vad är röstbrevlåda?
Röstbrevlåda är en typ av meddelandetjänst som tillåter inspelning, överföring och lagring av inspelade meddelanden. Röstmeddelandet, som en gång var ett verktyg för företag och företag, är nu en standardfunktion med mobilnät. Trots att röstbrevlådan ursprungligen fungerade som en grundläggande telefonsvarare som kan betjäna ett nätverk av telefoner, kan den idag integreras med e-post och andra elektroniska nätverk för att skapa omfattande meddelandesystem.
Röstmeddelandets ursprung är ett omtvistat ämne; flera företag och individer påstår uppfinningen för sig själva. De första patenten för inspelningsenheter för nätverkstelefoner utfärdades i slutet av 1970-talet och början av 1980-talet. Utvecklingen av dessa innovativa produkter berodde till stor del på ökande oro över affärseffektivitet; företag som har placerat och fått hundratals eller till och med tusentals samtal per dag kan ha enorma svårigheter att se till att meddelanden mottogs korrekt och gick till rätt person. Röstbrevlådan gjorde det möjligt för den som ringer att lämna ett detaljerat och tydligt meddelande som kunde lyssnas på av den avsedda mottagaren på fritiden. Genom att använda ett nätverk av telefonförlängningar avsedda för specifika individer inom verksamheten, kunde sekreterare säkerställa att meddelanden gick till rätt person.
Röstmeddelandesystem drivs vanligtvis med en huvuddator på plats eller en operatör utanför webbplatsen tillhandahållen av ett externt företag. Medan interna system vanligtvis är mer anpassningsbara tar externa nätverk bort behovet av arbetare eller deltagare att förstå hur man kör systemet. För att använda ett nätverk på plats måste vanligtvis minst en person utbildas i drift och hantering av systemet, medan hantering och underhåll av externa nätverk drivs av nätverkspersonal.
Även om det finns en viss variation mellan nätverksleverantörer är många röstmeddelandesystem ganska enkla att installera och använda. Användaren registrerar ett utgående meddelande med grundläggande information, till exempel namn och ytterligare metoder för att nå honom eller henne. När ett samtal skickas till röstbrevlådan hör den som ringer denna information innan han har möjlighet att spela in ett meddelande för användaren. För att lyssna på nya meddelanden måste användaren komma åt systemet och ofta ange ett användarvalt lösenord. När det nya meddelandet har spelats upp kan användaren spara eller radera meddelandet eller spela upp det igen innan det går vidare till nästa lagrade röstinspelning.
Vissa system har också ytterligare funktioner, till exempel att skicka aviseringar om ett samtal till andra nätverk. Till exempel när den som lämnar ett meddelande kan den som ringer har möjlighet att söka efter användaren. Andra integrerade nätverk kan också låta den som ringer skicka ett e-postmeddelande eller faxa till användaren också. Genom att integrera flera meddelandesystem har en samtal en förbättrad chans att snabbt nå sin kontakt med information.
En annan viktig egenskap hos många röstbrevlådessystem är alternativet att få åtkomst till meddelanden från en extern telefon eller enhet. För att göra det måste personen ringa numret som är kopplat till röstmeddelandesystemet och vänta på att det inspelade utgående meddelandet spelas. Sedan kan du nå meddelanden genom att stänga in en användarvalt eller nätverkstilldelad åtkomstkod. Systemets flexibilitet anses vara en stor styrka av många, eftersom människor kan nå meddelanden i ett nätverk från valfri telefon eller mobil enhet.