Comment choisir le meilleur logiciel d'automatisation du flux de travail?
Le logiciel d'automatisation des flux de travail est un type de programme informatique qui automatise les processus d'une entreprise. Ainsi, lorsqu'un programme est terminé, le programme attribue ou transmet automatiquement la tâche suivante à la personne ou au service suivant de l'entreprise. Choisir le meilleur logiciel de workflow pour votre entreprise revient généralement à évaluer ses besoins et à déterminer comment le système répond à ces besoins. Le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail pour vous combinera des fonctionnalités essentielles, telles que la planification et la gestion des délais, à un coût raisonnable.
Le coût est souvent le principal facteur à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail pour votre entreprise. Examinez votre budget et déterminez combien vous pouvez dépenser de manière réaliste. Trouver la marge que vous pouvez dépenser vous aide à préciser le choix des systèmes que vous pouvez envisager. En outre, même si le logiciel le plus coûteux peut offrir la plus large gamme de fonctionnalités, déterminez si votre entreprise a réellement besoin de ce niveau de fonctionnalité. Économisez de l'argent en ne payant pas pour des fonctionnalités que vous n'utiliserez probablement jamais.
L'une des fonctionnalités spécifiques aux logiciels d'automatisation de flux de travail que vous pouvez envisager est le fonctionnement du processus d'approbation. Le logiciel peut vous permettre de programmer des dates dans le système d'automatisation de flux de travaux pour les approbations d'échéances. Lorsque la date approche, le logiciel peut alerter le responsable chargé d’approuver les travaux. Si le dossier n'est pas entre les mains du responsable, mais s'il est bloqué dans le processus ou enfoui sur le bureau d'un employé, le système peut le porter à l'attention du responsable.
Pour les services commerciaux ou les organisations, vous souhaiterez peut-être rechercher un logiciel d'automatisation de workflow permettant de suivre le processus de vente. Une fois que vous avez entré les étapes de votre processus, vous pouvez ensuite définir des dates pour que les prospects soient automatiquement acheminés. Cela permet d'éviter de perdre des prospects ou de manquer une étape du processus. Cette fonctionnalité peut également vous permettre d’attribuer des tâches spécifiques à des commerciaux spécifiques, ce qui est utile si vous avez plusieurs commerciaux ou répartis dans différentes régions du pays.
Une fois que vous avez terminé votre mission d’enquête, effectuez une comparaison côte à côte des options du logiciel d’automatisation du flux de travail. Séparez ceux qui répondent à la majorité de vos besoins de ceux qui ne répondent pas à vos critères et exigences. Parmi les options qui répondent le mieux à vos besoins, donnez la priorité à la liste de vos besoins. Le meilleur gestionnaire de flux de travail est celui qui répond à toutes vos exigences de premier niveau et à tous ou à la majorité des facteurs les moins importants.