Comment créer une stratégie de continuité d'activité?
Une stratégie de continuité des activités est un plan que vous rédigez et mettez en place pour vous aider à gérer votre entreprise à la suite d’un sinistre. En d'autres termes, si une catastrophe telle qu'une inondation, un tremblement de terre ou un ouragan frappe votre région, la stratégie de continuité des opérations est le plan en place pour que les opérations commerciales puissent continuer et que vous sachiez comment procéder pour procéder à la récupération après sinistre. La création du régime implique plus que la simple mise en place d’une police d’assurance.
La première étape de la préparation du plan consiste à effectuer une analyse de la gestion des risques, qui consiste en une évaluation des types de risques pouvant affecter votre capacité à continuer à exploiter l'entreprise. Un risque est tout ce qui peut empêcher l’entreprise d’exécuter et de fournir les produits et services qu’elle offre à ses clients. Par exemple, le plan devrait inclure les moyens par lesquels vous pouvez toujours produire et livrer vos produits et services sans accès à la technologie, à tous vos employés ou si vous ne possédez pas de machine ou d'équipement spécifique.
Lorsque vous listez chaque risque, indiquez également comment vous envisagez de relever le défi ou de gérer le risque. Par exemple, si vous perdez de l'énergie en cas de tempête et que l'une de vos machines tombe en panne, déterminez comment vous allez gérer la tâche que la machine exécute manuellement. Chaque risque aura son propre ensemble de circonstances qui devront être planifiées.
Si votre cuisine dispose d'une plaque chauffante à utiliser par les employés, il s'agit d'un risque supplémentaire, un risque d'incendie pour votre entreprise. Selon l'Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA), l'incendie est le principal risque des entreprises. Pour évaluer pleinement tous les risques pour votre entreprise, vous devez parler à la FEMA locale dans votre région. vous devriez également parler avec les agences d'urgence telles que les pompiers, la police et les agents d'assurance. Tous ces professionnels peuvent vous aider à évaluer les dangers que vous ne pourriez peut-être pas reconnaître autrement, afin que vous puissiez préparer une stratégie de continuité des opérations pour chaque risque.
Ensuite, vous souhaitez préparer un plan de communication et alerter vos clients ou clients si vos opérations commerciales normales sont interrompues. Cela peut inclure la tenue d’une liste à jour et imprimée de vos principaux clients, ainsi que de leurs numéros de téléphone et adresses électroniques. Cela vous permet de les contacter et de les préparer avec votre plan d'urgence en cas d'arrêt ou de retard des opérations commerciales.
Votre stratégie de continuité des activités doit également inclure les titres de vos employés critiques. Bien que votre entreprise puisse ne pas être en mesure de fonctionner à pleine capacité si la moitié de vos employés ne peuvent pas se rendre au travail après un ouragan, des employés spécifiques sont une nécessité pour fonctionner. La liste des employés critiques doit couvrir les différents domaines de l’entreprise requis pour exécuter les opérations commerciales dans l’intervalle et jusqu’à ce que les activités reprennent à pleine capacité.
Lorsque vous créez une stratégie de continuité des activités, vous devez couvrir toutes les bases. Pour ce faire, la meilleure solution consiste à créer plusieurs options ou alternatives différentes pour chaque risque. Par exemple, si l’une de vos machines est inondée après une inondation dans la zone, une alternative consiste à exécuter les fonctions de la machine manuellement et l’autre consiste à utiliser une machine plus ancienne remplissant une fonction similaire.