Hvordan opretter jeg en forretningskontinuitetsstrategi?
En forretningskontinuitetsstrategi er en plan, du skriver og sætter på plads som en guide til at drive virksomheden i kølvandet på en katastrofe. Med andre ord, hvis en katastrofe som en oversvømmelse, et jordskælv eller en orkan rammer dit område, er forretningskontinuitetsstrategien planen på plads, så forretningsdriften kan fortsætte, og du ved, hvordan du skal gøre ved at udføre katastrofegendannelse. Oprettelse af planen indebærer mere end blot at få en forsikringspolice på plads.
Det første trin i sammensætningen af planen er at udføre en risikostyringsanalyse, som er en vurdering af de typer risici, der kan påvirke din evne til at fortsætte med at drive virksomheden. En risiko er alt, hvad der kan forhindre virksomheden i at køre og levere de produkter og tjenester, den tilbyder sine kunder. For eksempel skal planen omfatte måder, du stadig kan producere og levere dine produkter og tjenester uden adgang til teknologi, alle dine ansatte, eller hvis du ikke har en bestemt maskine eller et udstyr.
Når du lister hver risiko op, skal du også medtage, hvordan du planlægger at overvinde udfordringen eller håndtere risikoen. Hvis du for eksempel mister strømmen i en storm, og en af dine maskiner går ned, skal du bestemme, hvordan du administrerer den opgave, maskinen udfører manuelt i stedet. Hver risiko har sit eget sæt af omstændigheder, der skal planlægges for.
Hvis dit forretningskøkken har en kogeplade, som medarbejderne kan bruge, er dette en anden risiko, en risiko for, at en brand begynder i din virksomhed. Ifølge Federal Emergency Management Agency (FEMA) nævner brand som den største risiko for virksomhederne. For fuldt ud at vurdere alle risici for din virksomhed, skal du tale med den lokale FEMA i dit område. Du skal også tale med nødagenturer såsom brandvæsen, politi og forsikringsagenter. Alle disse fagfolk kan hjælpe dig med at vurdere farer, som du ellers ikke anerkender, så du kan udarbejde en forretningskontinuitetsstrategi for hver risiko.
Dernæst ønsker du at udarbejde en plan for at kommunikere og advare dine kunder eller klienter, hvis din normale forretningsdrift afbrydes. Dette kan omfatte opbevaring af en ajourført og udskrevet liste over dine topklienter sammen med deres telefonnumre og e-mail-adresser. Dette giver dig mulighed for at kontakte dem og forberede dem med din beredskabsplan i tilfælde af, at forretningsdriften stoppes eller forsinkes.
Din forretningskontinuitetsstrategi skal også omfatte titlerne på dine kritiske medarbejdere. Mens din virksomhed muligvis ikke kan operere med fuld kapacitet, hvis halvdelen af dine medarbejdere ikke kan få det til at arbejde efter en orkan, er specifikke medarbejdere en nødvendighed for at operere. Listen over kritiske medarbejdere skal dække de forskellige områder i virksomheden, der kræves for at drive forretningsdriften i mellemtiden, og indtil virksomheden kører igen med fuld kapacitet.
Når du opretter en forretningskontinuitetsstrategi, skal du dække alle baser. Den bedste måde at gøre dette på er ved at oprette flere forskellige muligheder eller alternativer for hver risiko. For eksempel, hvis en af dine maskiner er oversvømmet efter oversvømmelse i området, er et alternativ at udføre maskinens funktioner manuelt, og det andet alternativ er at bruge en ældre maskine, der udfører en lignende funktion.