Come posso creare una strategia di continuità operativa?
Una strategia di continuità aziendale è un piano che scrivi e metti in atto come guida per la gestione dell'azienda a seguito di un disastro. In altre parole, se un disastro come un alluvione, un terremoto o un uragano colpisce la tua area, la strategia di continuità aziendale è il piano in atto in modo che le operazioni aziendali possano continuare e tu sai come eseguire il ripristino di emergenza. La creazione del piano implica molto più che la semplice istituzione di una polizza assicurativa.
Il primo passo per mettere insieme il piano è quello di eseguire un'analisi della gestione dei rischi, che è una valutazione dei tipi di rischi che possono influire sulla capacità di continuare a gestire l'attività. Un rischio è tutto ciò che può impedire all'azienda di gestire e consegnare i prodotti e i servizi offerti ai suoi clienti. Ad esempio, il piano dovrebbe includere i modi in cui è ancora possibile produrre e consegnare i propri prodotti e servizi senza accesso alla tecnologia, a tutti i dipendenti o se non si dispone di una macchina o attrezzatura specifica.
Mentre elenchi ogni rischio, includi anche il modo in cui prevedi di superare la sfida o gestire il rischio. Ad esempio, se si perde energia in caso di tempesta e una delle macchine si arresta, determinare invece come gestire l'attività che la macchina esegue manualmente. Ogni rischio avrà una propria serie di circostanze che dovranno essere pianificate.
Se la tua cucina aziendale ha una piastra calda da utilizzare per i dipendenti, questo è un altro rischio, un rischio che un incendio si avvii nella tua attività. Secondo la Federal Emergency Management Agency (FEMA) cita il fuoco come il rischio numero uno per le aziende. Per valutare appieno tutti i rischi per la tua attività, dovresti parlare con la FEMA locale nella tua zona. dovresti anche parlare con agenzie di emergenza come i vigili del fuoco, il dipartimento di polizia e gli agenti assicurativi. Tutti questi professionisti possono aiutarti a valutare pericoli che altrimenti non potresti riconoscere, in modo da poter preparare una strategia di continuità aziendale per ogni rischio.
Successivamente, si desidera preparare un piano per comunicare e avvisare i propri clienti o clienti se le normali operazioni aziendali vengono interrotte. Ciò può includere la tenuta di un elenco aggiornato e stampato dei principali clienti, insieme ai loro numeri di telefono e indirizzi e-mail. Ciò consente di contattarli e prepararli con il piano di emergenza nel caso in cui le attività commerciali vengano interrotte o ritardate.
La strategia di continuità aziendale dovrebbe includere anche i titoli dei dipendenti critici. Mentre la tua azienda potrebbe non essere in grado di operare a pieno regime se metà dei tuoi dipendenti non riescono a farlo funzionare dopo un uragano, specifici dipendenti sono necessari per operare. L'elenco dei dipendenti critici dovrebbe comprendere le diverse aree dell'azienda che sono necessarie per eseguire le operazioni commerciali nel frattempo e fino a quando l'attività non sarà di nuovo operativa a pieno regime.
Quando si crea una strategia di continuità aziendale, è necessario coprire tutte le basi. Il modo migliore per farlo è creare diverse opzioni o alternative per ciascun rischio. Ad esempio, se una delle macchine viene allagata dopo l'inondazione nell'area, un'alternativa consiste nell'eseguire manualmente le funzioni della macchina e l'altra alternativa consiste nell'utilizzare una macchina più vecchia che svolge una funzione simile.