Jak vytvořím strategii kontinuity podnikání?

Strategie kontinuity podnikání je plán, který píšete a zavedete jako vodítko pro vedení firmy v důsledku katastrofy. Jinými slovy, pokud do vaší oblasti zasáhne katastrofa, jako je povodeň, zemětřesení nebo hurikán, je plánem kontinuity podnikání plán, aby obchodní operace mohly pokračovat a víte, jak postupovat při zotavení po katastrofě. Vytvoření plánu znamená více než jen zavedení pojistné smlouvy.

Prvním krokem při sestavování plánu je provedení analýzy řízení rizik, což je posouzení typů rizik, která mohou ovlivnit vaši schopnost pokračovat v podnikání. Rizikem je cokoli, co může bránit podnikání v běhu a poskytování produktů a služeb, které nabízí svým zákazníkům. Plán by měl například zahrnovat způsoby, jak můžete stále vyrábět a dodávat své produkty a služby bez přístupu k technologii, všem svým zaměstnancům nebo pokud nemáte konkrétní stroj nebo kus vybavení.

Jak vypisujete každé riziko, také uveďte, jak plánujete překonat výzvu nebo řídit riziko. Pokud například při bouři ztratíte energii a některý z vašich počítačů klesne, určete, jak budete místo toho řídit úlohu, kterou stroj provádí ručně. Každé riziko bude mít svůj vlastní soubor okolností, na které bude třeba naplánovat.

Pokud má vaše kuchyňská linka varnou desku pro zaměstnance, je to další riziko, riziko vzniku požáru ve vašem podnikání. Podle Federální agentury pro řízení mimořádných událostí (FEMA) cituje oheň jako číslo jedna riziko pro společnosti. Chcete-li plně posoudit všechna rizika pro vaše podnikání, měli byste hovořit s místní FEMA ve vaší oblasti. měli byste také mluvit s pohotovostními agenturami, jako jsou hasiči, policejní oddělení a pojišťovací agenti. Všichni tito odborníci vám mohou pomoci posoudit nebezpečí, která byste jinak nemuseli rozpoznat, takže pro každé riziko můžete připravit strategii kontinuity podnikání.

Dále chcete připravit plán komunikace a upozornění zákazníků nebo klientů, pokud dojde k přerušení běžných obchodních operací. To může zahrnovat vedení aktuálního a tištěného seznamu vašich nejlepších klientů spolu s jejich telefonními čísly a e-mailovými adresami. To vám umožní je kontaktovat a připravit je s pohotovostním plánem pro případ, že by obchodní operace byly zastaveny nebo zpožděny.

Vaše strategie kontinuity podnikání by měla zahrnovat i tituly vašich kritických zaměstnanců. I když vaše firma nemusí být schopna pracovat na plné kapacitě, pokud polovina vašich zaměstnanců nemůže zajistit, aby fungovala po hurikánu, konkrétní zaměstnanci jsou nezbytní pro provoz. Seznam kritických zaměstnanců by se měl vztahovat na různé oblasti společnosti, které jsou povinny průběžně provozovat obchodní operace, a to až do okamžiku, kdy bude podnik znovu plně funkční.

Když vytváříte strategii kontinuity podnikání, měli byste pokrýt všechny základy. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je vytvoření několika různých možností nebo alternativ pro každé riziko. Například, pokud je jeden z vašich strojů zaplaven po povodni v oblasti, jednou alternativou je provádět funkce stroje ručně a druhou alternativou je použít starší stroj, který plní podobnou funkci.