Hvordan lager jeg en forretningskontinuitetsstrategi?
En forretningskontinuitetsstrategi er en plan du skriver og setter på plass som en guide for å drive virksomheten i kjølvannet av en katastrofe. Med andre ord, hvis en katastrofe som en flom, jordskjelv eller orkan rammer ditt område, er forretningskontinuitetsstrategien planen på plass slik at forretningsdriften kan fortsette, og du vet hvordan du skal utføre katastrofegjenoppretting. Å lage planen innebærer mer enn bare å få på plass en forsikring.
Det første trinnet i å sette sammen planen er å utføre en risikostyringsanalyse, som er en vurdering av hvilke typer risikoer som kan påvirke din evne til å fortsette å drive virksomheten. En risiko er noe som kan hindre virksomheten i å drive og levere produktene og tjenestene den tilbyr sine kunder. For eksempel bør planen inneholde måter du fremdeles kan produsere og levere produktene og tjenestene dine uten tilgang til teknologi, alle dine ansatte, eller hvis du ikke har en bestemt maskin eller utstyr.
Når du lister opp hver risiko, inkluderer du også hvordan du planlegger å overvinne utfordringen eller håndtere risikoen. Hvis du for eksempel mister strømmen i en storm, og en av maskinene går ned, må du bestemme hvordan du skal administrere oppgaven maskinen utfører manuelt i stedet. Hver risiko vil ha sitt eget sett med omstendigheter som må planlegges for.
Hvis forretningskjøkkenet ditt har en kokeplate som de ansatte kan bruke, er dette en annen risiko, en risiko for at brann starter i virksomheten din. I følge Federal Emergency Management Agency (FEMA) siterer brann som den største risikoen for selskaper. For å kunne vurdere all risiko for virksomheten din fullt ut, bør du snakke med den lokale FEMA i ditt område. Du bør også snakke med nødetater som brannvesenet, politiavdelingen og forsikringsagenter. Alle disse fagfolkene kan hjelpe deg med å vurdere farer som du ellers ikke anerkjenner, slik at du kan utarbeide en forretningskontinuitetsstrategi for hver risiko.
Deretter ønsker du å utarbeide en plan for å kommunisere og varsle dine kunder eller klienter hvis din normale forretningsdrift blir avbrutt. Dette kan omfatte å holde en oppdatert og trykt liste over de beste kundene dine, sammen med telefonnummer og e-postadresser. Dette lar deg kontakte dem og utarbeide dem med beredskapsplanen din i tilfelle forretningsvirksomheten blir stoppet eller forsinket.
Din forretningskontinuitetsstrategi skal også inneholde titlene til dine kritiske ansatte. Selv om virksomheten din kanskje ikke kan operere med full kapasitet hvis halvparten av de ansatte ikke kan få det til å jobbe etter en orkan, er spesifikke ansatte en nødvendighet for å operere. Listen over kritiske ansatte skal dekke de forskjellige områdene i selskapet som er påkrevd for å drive forretningsdriften i mellomtiden og til virksomheten kjører igjen med full kapasitet.
Når du lager en forretningskontinuitetsstrategi, bør du dekke alle basene. Den beste måten å gjøre dette på er ved å lage flere forskjellige alternativer eller alternativer for hver risiko. For eksempel, hvis en av maskinene dine blir oversvømmet etter flom i området, er ett alternativ å utføre funksjonene til maskinen manuelt, og det andre alternativet er å bruke en eldre maskin som utfører en lignende funksjon.