Comment créer le meilleur message d'accueil pour répondeur professionnel?
Le message d'accueil du répondeur que vous utilisez doit être assez court et précis, mais vous pouvez l'utiliser pour montrer ce que votre entreprise a à offrir. Votre ton général dans le message doit être professionnel et indiquer aux appelants que, même si leur appel a été manqué à ce moment-là, ils sont importants et que vous envisagez de les contacter dès que possible. Dans ce cas, vous ne devez cependant pas indiquer que vous parlez à quelqu'un de plus important que l'appelant. Le message d'accueil de votre répondeur professionnel doit également être personnalisé de la manière que vous jugez appropriée pour votre entreprise et vos besoins.
Un message d'accueil de répondeur d'entreprise est un message enregistré sur la messagerie vocale ou le répondeur d'une entreprise. Étant donné que certains de vos clients au moins entendront ce message, veillez à ce que le message reste professionnel. Dans la plupart des cas, vous ne devez pas créer de message idiot ou drôle, mais plutôt fournir des informations importantes et utiles de manière professionnelle et assez rapide. Vous pouvez toutefois utiliser le message comme une opportunité rapide d'inclure une brève déclaration concernant un service particulier que vous offrez, par exemple "Merci d'avoir appelé The House of Pies, la maison des célèbres tourtes aux courgettes et aux artichauts".
Les informations que vous fournissez dans le message d'accueil du répondeur de votre entreprise peuvent varier en fonction de vos besoins spécifiques, bien que certaines informations de base soient courantes. Vous devez indiquer l’entreprise touchée, y compris un nom spécifique, si vous avez un numéro d’entreprise personnel ou un numéro de poste. Si le message est destiné à un usage général, vous pouvez indiquer que vous n'êtes pas disponible, mais un message à utiliser après les heures ouvrables peut indiquer à l'appelant des heures ouvrables régulières. Cependant, vous ne devez utiliser aucun langage qui pourrait être utilisé pour indiquer que vous êtes occupé par une tâche plus importante que votre appelant.
Tout répondeur d’affaires professionnel que vous utilisez doit également être personnalisé et personnalisé selon vos besoins. Si vous avez un service d'urgence qu'un appelant peut activer en appuyant sur un bouton pour une réponse plus rapide, vous devez l'indiquer dans le message. Il peut également être utile de rappeler aux appelants les informations qu’ils doivent fournir dans leur message, tels que leur nom, leurs coordonnées et le motif de leur appel. Vous devez également remercier l'appelant pour son appel à la fin de votre message et indiquer que vous prévoyez de renvoyer l'appel le plus tôt possible.