Jak mohu vytvořit nejlepší obchodní záznamník pozdrav?

Firemní záznamník s pozdravem, který používáte, by měl být poměrně krátký a do bodu, i když jej můžete použít jako způsob, jak ukázat, co vaše firma nabízí. Váš celkový tón ve zprávě by měl být profesionální a měl by volajícím signalizovat, že ačkoli jejich hovor byl v tuto chvíli zmeškán, jsou důležité a máte v úmyslu je kontaktovat co nejdříve. V této souvislosti byste však neměli naznačovat, že mluvíte s někým důležitějším než volající. Váš firemní záznamník pozdrav by měl být také upraven jakýmkoli způsobem, který považujete za vhodný pro vaše podnikání a potřeby.

Firemní záznamník je zpráva zaznamenaná v hlasové schránce nebo záznamníku společnosti. Protože tuto zprávu budou slyšet alespoň někteří z vašich zákazníků, měli byste si ji určitě udržet v profesionálním stavu. Z velké části byste neměli vytvářet zprávu, která je hloupá nebo vtipná, ale místo toho byste měli poskytovat důležité a užitečné informace způsobem, který je profesionální a poměrně rychlý. Tuto zprávu však můžete použít jako rychlou příležitost a uvést krátké prohlášení o konkrétní službě, kterou nabízíte, například „Děkuji vám, že jste zavolali Dům koláče, domov světově proslulé cukety a artyčoky.“

Informace, které poskytnete v pozdravu firemního záznamníku, se mohou lišit v závislosti na vašich konkrétních potřebách, i když některé základní informace jsou běžné. Měli byste uvést firmu, k níž došlo, včetně konkrétního jména, pokud máte osobní obchodní číslo nebo rozšíření. Pokud je zpráva určena pro obecné použití, můžete označit, že nejste k dispozici, i když zpráva pro použití po pracovní době může volajícímu poskytnout běžnou pracovní dobu. Neměli byste však používat žádný jazyk, který by mohl být použit k označení toho, že jste zaneprázdněni úkolem, který je důležitější než váš volající.

Jakýkoli obchodní záznamník, který používáte, by měl být také přizpůsoben a osobní pro vaše potřeby. Pokud máte pohotovostní službu, kterou může volající aktivovat stiskem tlačítka pro rychlejší odezvu, měli byste to uvést ve zprávě. Může být užitečné připomenout volajícím informace, které musí ve své zprávě uvést, jako je jméno, kontaktní informace a důvod volání. Měli byste také poděkovat volajícímu za jeho volání na konci vaší zprávy a naznačit, že plánujete vracet hovor co nejdříve.