Hvordan opretter jeg den bedste hilsen til telefonsvarer til virksomheden?
Den forretningsmæssige telefonsvarerhilsen, du bruger, skal være temmelig kort og til det punkt, selvom du kan bruge det som en måde at demonstrere, hvad din virksomhed har at tilbyde. Din overordnede tone i meddelelsen skal være professionel og indikere for opkaldere, at selvom deres opkald er blevet forpasset i det øjeblik, er de vigtige, og du planlægger at kontakte dem så hurtigt som muligt. Inden for dette skal du dog ikke indikere, at du taler med en anden vigtigere end den, der ringer. Din virksomheds telefonsvarerhilsen skal også tilpasses på enhver måde, du finder passende for din virksomhed og behov.
En forretningsmæssig telefonsvarerhilsen er en meddelelse, der er optaget på en virksomheds telefonsvarer eller telefonsvarer. Da denne meddelelse i det mindste vil blive hørt af mindst nogle af dine kunder, skal du være sikker på at holde beskeden professionel. For det meste skal du ikke oprette en besked, der er fjollet eller sjov, men i stedet give vigtige og nyttige oplysninger på en måde, der er professionel og forholdsvis hurtig. Du kan dog bruge beskeden som en hurtig mulighed for at inkludere en kort redegørelse om en bestemt tjeneste, du tilbyder, såsom "Tak for at du kaldte The House of Pies, hjemsted for den verdensberømte courgette og kronisk tærte."
De oplysninger, du giver i din forretningsmaskinehilsen, kan variere afhængigt af dine specifikke behov, skønt nogle grundlæggende oplysninger er almindelige. Du skal angive den forretning, der er nået, inklusive et specifikt navn, hvis du har et personligt forretningsnummer eller lokalnummer. Hvis beskeden er til generel brug, kan du muligvis indikere, at du ikke er tilgængelig, skønt en meddelelse til brug efter åbningstider kan give den, der ringer, almindelige åbningstider. Du skal dog ikke bruge noget sprog, der kan tages for at indikere, at du har travlt med en opgave, der er vigtigere end din opkalder.
Enhver forretningssvaremaskinehilsen, du bruger, skal også tilpasses og personlig til dine behov. Hvis du har en alarmtjeneste, som en opkalder kan aktivere ved at trykke på en knap for at få hurtigere svar, skal du angive dette i meddelelsen. Det kan også være nyttigt at minde opkaldere om de oplysninger, de har brug for i deres besked, f.eks. Deres navn, kontaktoplysninger og grund til at ringe op. Du skal også takke den, der ringer, for hans eller hendes opkald i slutningen af din besked og angive, at du planlægger at returnere opkaldet så hurtigt som muligt.