Jak utworzyć najlepsze biznesowe powitanie z automatyczną sekretarką?
Powitanie służbowej automatycznej sekretarki powinno być dość krótkie i na temat, chociaż można go wykorzystać jako sposób na pokazanie, co ma do zaoferowania firma. Ogólny ton wiadomości powinien być profesjonalny i wskazywać dzwoniącym, że chociaż ich połączenie zostało w tym momencie pominięte, są one ważne i planujesz skontaktować się z nimi jak najszybciej. W ramach tego nie należy jednak wskazywać, że rozmawiasz z kimś ważniejszym niż rozmówca. Powitanie Twojej automatycznej sekretarki powinno być również dostosowane w dowolny sposób, który uznasz za odpowiedni dla Twojej firmy i potrzeb.
Powitanie służbowe automatycznej sekretarki to wiadomość nagrana na poczcie głosowej lub automatycznej sekretarce firmy. Ponieważ wiadomość ta zostanie usłyszana przez co najmniej niektórych klientów, należy upewnić się, że jest ona profesjonalna. W przeważającej części nie powinieneś tworzyć wiadomości, które są głupie lub zabawne, a zamiast tego dostarczać ważnych i przydatnych informacji w sposób profesjonalny i dość szybki. Możesz jednak użyć tej wiadomości jako szybkiej okazji, aby zamieścić krótkie oświadczenie na temat konkretnej usługi, którą oferujesz, na przykład „Dziękujemy za telefon do Domu Ciast, domu światowej sławy cukinii i ciasta z karczochami”.
Informacje podawane w powitaniu automatycznej sekretarki firmy mogą się różnić w zależności od konkretnych potrzeb, chociaż niektóre podstawowe informacje są wspólne. Należy wskazać osiągniętą firmę, w tym konkretną nazwę, jeśli masz osobisty numer firmy lub numer wewnętrzny. Jeśli wiadomość jest przeznaczona do ogólnego użytku, możesz wskazać, że jesteś niedostępny, chociaż wiadomość do użytku po godzinach pracy może zapewnić dzwoniącemu regularne godziny pracy. Nie należy jednak używać żadnego języka, który mógłby zostać przyjęty, aby wskazać, że jesteś zajęty zadaniem ważniejszym od dzwoniącego.
Powitanie służbowej automatycznej sekretarki powinno być również dostosowane i dostosowane do twoich potrzeb. Jeśli masz pogotowie, które dzwoniący może aktywować przez naciśnięcie przycisku w celu szybszej reakcji, należy to zaznaczyć w wiadomości. Pomocne może być również przypomnienie dzwoniącym o informacjach, które muszą podać w wiadomości, takich jak imię i nazwisko, dane kontaktowe i powód połączenia. Powinieneś także podziękować dzwoniącemu za jego połączenie na końcu wiadomości i wskazać, że planujesz jak najszybciej oddzwonić.