Hur skapar jag den bästa telefonsvararhälsningen?

Företags telefonsvarar som du använder bör vara ganska kort och till den punkten, men du kan använda det som ett sätt att visa vad ditt företag har att erbjuda. Din övergripande ton i meddelandet ska vara professionell och indikera för de som ringer att även om deras samtal har missats i det ögonblicket, är de viktiga och du planerar att kontakta dem så snart som möjligt. Inom detta bör du emellertid inte ange att du pratar med någon viktigare än den som ringer. Din hälsningssvar för telefonsvarare bör också anpassas på vilket sätt du anser vara lämpligt för ditt företag och behov.

En hälsning för telefonsvarare är ett meddelande som spelas in på röstbrevlådan eller telefonsvararen i ett företag. Eftersom detta meddelande kommer att höras av åtminstone några av dina kunder, bör du vara säker på att hålla meddelandet professionellt. För det mesta ska du inte skapa ett meddelande som är dumt eller roligt, utan istället tillhandahålla viktig och användbar information på ett sätt som är professionellt och ganska snabbt. Du kan dock använda meddelandet som en snabb möjlighet att ta med ett kort uttalande om en viss tjänst du erbjuder, till exempel "Tack för att du ringde The House of Pies, hem för den världsberömda zucchini och kronärtskocka."

Informationen du tillhandahåller i din affärssvar för telefonsvarare kan variera beroende på dina specifika behov, men viss grundinformation är vanligt. Du bör ange det företag som har nåtts, inklusive ett specifikt namn om du har ett personligt företagsnummer eller tillägg. Om meddelandet är för allmänt bruk kan du indikera att du inte är tillgänglig, men ett meddelande för användning efter öppettider kan ge den som ringer vanliga öppettider. Du bör dock inte använda något språk som kan tas för att indikera att du är upptagen med en uppgift som är viktigare än din uppringare.

Alla hälsningar för telefonsvarare du använder bör också vara anpassade och personliga för dina behov. Om du har en räddningstjänst, som en samtal kan aktivera genom att trycka på en knapp för snabbare svar, ska du ange detta i meddelandet. Det kan också vara till hjälp att påminna de som ringer upp den information de behöver tillhandahålla i sitt meddelande, till exempel deras namn, kontaktinformation och anledning till att ringa. Du bör också tacka den som ringer för hans eller hennes samtal i slutet av meddelandet och ange att du planerar att återlämna samtalet så snart som möjligt.