Comment puis-je écrire une lettre de séparation?

Pour rédiger une bonne lettre de licenciement, vous devez vous rappeler de vos obligations envers vous-même, votre entreprise, votre employé et le droit du travail. Examiner la politique de votre entreprise en matière de non-concurrence, de non-divulgation, d'indemnité de licenciement et de tout contrat conclu avec un syndicat constitue une étape importante avant de rédiger une lettre de licenciement. Veillez à éviter tout langage éventuellement discriminatoire faisant référence à l'âge, au sexe, à la race et à l'orientation sexuelle. La nature du travail de l'employé et les raisons de l'indemnité auront une incidence sur le ton et la langue de votre lettre de licenciement; Par exemple, une lettre relâchant un employé saisonnier est moins complexe qu'une lettre de licenciement adressée à un employé permanent à long terme. Votre lettre doit inclure toutes les données spécifiques liées à la cessation d'emploi, telles que la date de prise d'effet de la cessation d'emploi, les motifs de la cessation d'emploi et tout détail relatif à l'assurance et aux indemnités de licenciement.

Les responsabilités vis-à-vis de vous-même et de votre entreprise incluent la protection de votre entreprise contre les poursuites en justice pour licenciement injustifié, tout en maintenant le moral des employés. Votre futur ex-employé risque d'avoir des amis parmi le reste de votre personnel. En supposant que la cessation d'emploi soit bénigne - comme des licenciements d'employés pour des raisons économiques -, rassurer l'ex-employé et lui proposer une lettre de recommandation positive peut désamorcer une animosité susceptible de nuire au moral de votre personnel. Soyez aussi gentil que possible tout en étant très clair sur les détails.

Pour les employés permanents, des problèmes tels que l'indemnité de licenciement, les vacances, les congés de maladie, les options d'achat d'actions et la couverture d'assurance doivent être résolus. En matière de politique commerciale, vous souhaiterez peut-être obtenir un avis juridique avant d’écrire la lettre de licenciement. En ce qui concerne les indemnités de départ, les congés de maladie et les vacances, vous pouvez être précis sans utiliser les montants en dollars réels.

Deux semaines de paye de vacances, neuf jours de maladie ou six mois d’indemnité de licenciement constituent des indications suffisamment détaillées de l’indemnisation de votre lettre de licenciement. Les références aux actions sur les stock-options et les régimes de retraite doivent être guidées par votre comptable et votre conseiller juridique. Vous pourriez considérer la lettre comme un accord de séparation. Vous faites une offre de conditions de cessation d'emploi et, en signant la convention de licenciement, l'employé sur le point de quitter son emploi accepte vos conditions. Dans le cas où l'employé est un membre du syndicat, le contrat général du syndicat devrait inclure des directives à suivre en cas de mise à pied ou de licenciement.

N'indiquez dans votre lettre de licenciement aucune langue faisant référence au sexe, à l'âge, à la race, à l'orientation sexuelle ou à toute autre question pouvant être considérée comme discriminatoire. La Commission nationale des relations de travail (NLRB) a mis en ligne des lignes directrices sur les indemnités de licenciement. Ne soyez pas timide pour chercher un avocat. Soyez clair, concis, détaillé et aussi gentil que les circonstances le justifient, et votre lettre doit permettre d’atteindre votre objectif de séparation harmonieuse.