Wie schreibe ich einen Abfindungsbrief?
Das Schreiben eines guten Abfindungsschreibens setzt voraus, dass Sie sich an Ihre Verpflichtungen gegenüber sich selbst oder Ihrem Unternehmen, Ihrem Mitarbeiter und den Arbeitsgesetzen erinnern. Die Überprüfung Ihrer Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Wettbewerbsverbote, Geheimhaltung, Abfindungen und etwaige Gewerkschaftsverträge ist ein wichtiger Schritt, bevor Sie einen Abfindungsbrief verfassen. Achten Sie darauf, dass Sie keine möglicherweise diskriminierende Sprache verwenden, die sich auf Alter, Geschlecht, Rasse und sexuelle Orientierung bezieht. Die Art der Arbeit des Mitarbeiters und die Gründe für die Abfindung wirken sich auf den Ton und die Sprache Ihres Abfindungsschreibens aus. Zum Beispiel ist ein Brief, in dem ein Saisonarbeiter entlassen wird, weniger komplex als ein Abfindungsbrief an einen langjährigen festangestellten Mitarbeiter. Ihr Schreiben sollte alle spezifischen Daten im Zusammenhang mit der Trennung enthalten, z. B. das Datum der Kündigung, die Gründe für die Trennung sowie Einzelheiten zu Versicherung und Abfindung.
Zu den Pflichten für Sie und Ihr Unternehmen gehört der Schutz Ihres Unternehmens vor rechtlichen Schritten wegen missbräuchlicher Kündigung und gleichzeitig die Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Ihr baldiger Ex-Mitarbeiter wird wahrscheinlich Freunde unter Ihren verbleibenden Mitarbeitern haben. Wenn Sie davon ausgehen, dass die Abfindung harmlos ist - wie etwa Entlassungen von Mitarbeitern aus wirtschaftlichen Gründen -, können Sie durch die Bemühungen, den ehemaligen Mitarbeiter zu beruhigen und ein positives Referenzschreiben zu erstellen, Feindseligkeiten entschärfen, die sich auf die Moral Ihrer Mitarbeiter auswirken können. Seien Sie so freundlich wie möglich und achten Sie auf Details.
Für festangestellte Mitarbeiter müssen Themen wie Abfindung, Urlaubszeit, Krankenzeit, Aktienoptionen und Versicherungsschutz angesprochen werden. Aus Gründen einer soliden Geschäftspolitik sollten Sie sich vor dem Schreiben des Abfindungsschreibens an einen Rechtsberater wenden. In Bezug auf Abfindungszahlungen, Krankheitszeiten und Urlaubszeiten können Sie bestimmte Angaben machen, ohne die tatsächlichen Dollarbeträge zu verwenden.
Zwei Wochen Urlaubsgeld, neun Tage Krankengeld oder sechs Monate Abfindung sind ausreichend detaillierte Angaben zur Entschädigung für Ihre Abfindung. Verweise auf Maßnahmen in Bezug auf Aktienoptionen und Pensionspläne sollten von Ihrem Buchhalter und Rechtsberater durchgeführt werden. Sie könnten den Brief als eine Abfindungsvereinbarung betrachten. Sie unterbreiten ein Angebot zu Trennungsbedingungen, und durch die Unterzeichnung der Abfindungsvereinbarung stimmt der Arbeitnehmer, der das Arbeitsverhältnis kündigt, Ihren Bedingungen zu. Für den Fall, dass der Arbeitnehmer ein Gewerkschaftsmitglied ist, sollte der allgemeine Gewerkschaftsvertrag Richtlinien enthalten, die im Falle einer Entlassung oder Kündigung befolgt werden müssen.
Nehmen Sie keine Sprache in Ihr Abfindungsschreiben auf, die sich auf Geschlecht, Alter, Rasse, sexuelle Orientierung oder ein anderes Problem bezieht, das als diskriminierend angesehen werden könnte. Das National Labour Relations Board (NLRB) stellt online Abfindungsrichtlinien zur Verfügung. Scheuen Sie sich nicht, einen Rechtsbeistand zu suchen. Seien Sie klar, präzise, detailliert und so freundlich, wie es die Umstände erfordern, und Ihr Brief sollte Ihr Ziel einer harmonischen Trennung erreichen.