Que sont les dépenses administratives?

Les dépenses administratives sont des coûts associés à la gestion et aux fonctions générales d'une organisation et ne sont pas directement liées à un département spécifique. Parfois considérés comme faisant partie des dépenses générales de l'entreprise, ces coûts peuvent concerner des besoins de base tels que la location d'espace pour le commerce, les services publics ou les fournitures de bureau. Les coûts administratifs peuvent également inclure les salaires des personnes n'appartenant pas aux ventes, à la production ou à d'autres services de l'entreprise, tels que les cadres supérieurs, les secrétaires et les réceptionnistes.

Pas lié à un seul ministère

Parfois appelées frais généraux ou frais d’exploitation, les frais d’administration impliquent tous les coûts qui offrent un grand avantage à l’organisation. En tant que tels, leurs avantages dépassent les frontières des départements et permettent la réalisation de nombreuses fonctions. Dans la plupart des cas, toute dépense limitée à une division ou à un service particulier de la société et offrant peu ou pas d'avantages directs aux autres secteurs de l'organisation n'est pas considérée comme une dépense administrative. Certaines dépenses qui semblent liées à un seul service, telles que la comptabilité ou les affaires juridiques, peuvent être considérées comme administratives, car elles profitent à l'ensemble de l'organisation.

Utilitaires

Le coût des services publics est l’un des types de dépenses administratives les plus courants dans de nombreuses organisations. Les frais de chauffage, de climatisation, d’électricité et d’eau sont traditionnellement considérés comme des dépenses administratives. Les coûts de l’accès à Internet ainsi que des services de téléphonie fixe et mobile pourraient également être inclus. Dans certaines organisations, toutefois, les services de téléphonie mobile sont classés en tant que dépenses pour les services des employés qui utilisent ces services.

Location

Un autre exemple de dépense administrative est le coût de la location ou de la location d'espaces pour l'organisation. Cela peut comprendre la location d’espaces de vente au détail, la location d’une série de bureaux dans un immeuble ou la location d’installations de fabrication, par exemple. L’ensemble de l’organisation bénéficiant d’un espace de travail suffisant, il n’est donc pas possible d’associer ces frais à un service spécifique.

Les salaires

Les salaires peuvent également être considérés comme des dépenses administratives. Cela est particulièrement vrai pour les cadres et les gestionnaires dont les responsabilités concernent de nombreux secteurs de l'organisation plutôt qu'un seul département. Les efforts du gestionnaire ayant été récompensés par plus d’un domaine, la dépense est considérée comme de nature générale.

Coûts exclus

La réglementation utilisée pour définir les dépenses administratives varie d’un endroit à l’autre, mais certains types de coûts ne sont presque jamais définis comme administratifs. Celles-ci incluent tous les coûts pouvant être directement liés aux efforts de vente et de marketing ou à la recherche sur le développement de nouveaux produits ou services. Les coûts de fabrication, qu'il s'agisse d'équipement ou de matières premières, ne sont probablement pas considérés comme des dépenses administratives.

Organisations charitables

Pour les organismes de bienfaisance et les autres organisations à but lucratif, les coûts administratifs sont souvent définis différemment de la façon dont les entreprises à but lucratif les définissent. Dans de nombreux cas, l’argent versé à l’organisation caritative et dépensé par celle-ci au lieu d’être transformé en efforts de bienfaisance ou en dons est considéré comme un coût administratif. Par conséquent, tous les coûts d'exploitation de l'organisation, tels que les salaires, le marketing, le loyer et les services publics, seraient appelés des dépenses administratives.