Quelles sont les utilisations courantes de la petite caisse?
La petite caisse est une petite somme d’argent utilisée par les employés d’une entreprise pour des dépenses accessoires inférieures à un certain montant, généralement autour de 50 USD (USD) aux États-Unis. De nombreux agents financiers conviennent que, dans certains cas, émettre un chèque pour les dépenses des petites entreprises n’est pas rentable - sans parler d’une perte de temps. Certaines utilisations courantes de la petite caisse comprennent l’achat de fournitures de bureau et le paiement des repas, des divertissements, des transports locaux et d’autres frais divers. Il peut également être utilisé pour effectuer des remboursements ou des modifications aux clients. Quelle que soit son utilisation, une documentation est généralement requise pour comptabiliser les fonds afin d'éviter des problèmes d'audit potentiels.
Parfois appelé un compte d’avance, l’argent d’un fonds de petite caisse peut être utilisé pour rembourser aux employés des dépenses antérieures liées aux activités commerciales, ou peut être mis de côté pour des dépenses anticipées. Il est souvent permis d'utiliser les fonds pour donner de la monnaie aux clients qui achètent également des biens ou des services auprès de l'entreprise. En outre, la petite caisse est souvent utilisée pour l'achat de fournitures de bureau ou de matériel de laboratoire, mais elle n'est généralement pas destinée à l'achat de gros articles. Au lieu de cela, il est généralement utilisé pour des frais accessoires, tels que du papier et des stylos. En outre, de nombreux départements universitaires qui utilisent des sujets humains dans leurs études remboursent les sujets en utilisant la petite caisse.
En général, la plupart des dépenses mineures engagées par un employé dans le cadre de ses activités sont éligibles pour un remboursement en petite caisse, selon les politiques particulières de l'employeur. Les membres du personnel de certaines entreprises paient souvent les frais de déplacement locaux, notamment un bus, un taxi ou le métro, pour lesquels ils peuvent être remboursés. Les événements de bureau, tels que les réunions du personnel ou les fêtes, peuvent également être financés avec de la petite caisse, de même que certains repas d’affaires et autres divertissements peu coûteux.
Il existe certaines limitations et exemptions liées à l'utilisation d'un fonds de petite caisse. Par exemple, il n’est généralement pas permis d’utiliser un fonds d’encaissement de chèques ou une source d’avance sur salaire. Si l'entreprise est située aux États-Unis, certaines exemptions de la taxe de vente peuvent également être comptabilisées, en fonction de l'état. De plus, le montant d'un compte de petite caisse peut être augmenté ou diminué en fonction des besoins, sous réserve des politiques de l'organisation.
Un employé superviseur de l'entreprise est généralement désigné comme dépositaire des fonds de petite caisse. La maintenance du fonds nécessite une documentation précise aux fins comptables. Par exemple, il est généralement judicieux que les employés utilisent des formulaires de demande et des reçus détaillés lors de la gestion de la petite caisse. Ces formulaires, également appelés chèques de petite caisse, sont généralement disponibles dans les magasins de fournitures de bureau.