Hvad er almindelige anvendelser til småkasser?
Små kontanter er et lille beløb, som de ansatte i en virksomhed bruger til utilsigtede udgifter under et bestemt beløb, normalt omkring 50 USD i USA. Mange økonomibetjente er enige om, at det i visse tilfælde ikke er omkostningseffektivt - for ikke at nævne spild af tid - at udstede en check for udgifter til små virksomheder. Nogle almindelige anvendelser til småkontanter inkluderer køb af kontorartikler og betaling for måltider, underholdning, lokal transport og andre diverse gebyrer. Det kan også bruges til at yde refusion eller ændring til kunder. Uanset anvendelse er dokumentation normalt påkrævet for at redegøre for midlerne for at undgå potentielle revisionsproblemer.
Nogle gange kaldet en forskudskonto, kan penge fra en mindre kontant fond bruges til at godtgøre ansatte for tidligere forretningsrelaterede udgifter, eller de kan afsættes til forventede udgifter. Midlerne må ofte bruges til at give ændringer til kunder, der også køber varer eller tjenester fra virksomheden. Derudover bruges små kontanter ofte på kontorartikler eller laboratoriebehov, men det er normalt ikke beregnet til køb af store ting. Det bruges snarere normalt på tilfældigheder, såsom papir og blyant. Endvidere refunderer mange universitets akademiske afdelinger, der bruger menneskelige fag i deres studier, emnerne ved hjælp af småpenge.
Generelt er de fleste mindre udgifter til lommer, som en medarbejder pådrager sig i løbet af virksomheden, berettiget til refusion af små kontanter afhængigt af arbejdsgiverens særlige politikker. Ansatte i visse virksomheder betaler ofte for lokal rejse, herunder en bus, taxa eller metro, som de kan få godtgjort. Kontorarrangementer, såsom personalemøder eller fester, kan også finansieres med små kontanter, ligesom visse forretnings måltider og anden billig underholdning.
Der er visse begrænsninger og undtagelser i forbindelse med brugen af en mindre kontant fond. For eksempel er det typisk ikke tilladt at blive brugt som check-cashing-fond eller som kilde til et lønforskud. Hvis virksomheden er beliggende i USA, kan der også være visse fritagelser for momsafgift, der også skal redegøres for, afhængigt af staten. Endvidere kan mængden af penge på en småkontokonto øges eller reduceres efter behov underlagt organisationens politikker.
En tilsynsansat medarbejder i virksomheden er normalt tildelt depotmand for små kontante fonde, og vedligeholdelse af fonden kræver nøjagtig dokumentation til regnskabsmæssige formål. For eksempel er det normalt en god ide for medarbejderne at bruge anmodningsformularer og specificerede kvitteringer, når de håndterer småkontanter. Disse former, også kendt som små kontantkuponer, er generelt tilgængelige i kontorforsyningsforretninger.