Was sind übliche Verwendungszwecke für Portokasse?
Portokasse ist ein kleiner Geldbetrag, der von den Mitarbeitern eines Unternehmens für Nebenkosten unterhalb eines bestimmten Betrags verwendet wird, normalerweise um die 50 US-Dollar (USD) in den USA. Viele Finanzbeamte sind sich einig, dass es in bestimmten Fällen nicht wirtschaftlich ist - ganz zu schweigen von Zeitverschwendung -, einen Scheck für Ausgaben kleiner Unternehmen auszustellen. Einige übliche Verwendungszwecke für Kleingeld sind der Kauf von Büromaterial und das Bezahlen von Mahlzeiten, Unterhaltung, lokalem Transport und anderen sonstigen Gebühren. Es kann auch verwendet werden, um Rückerstattungen oder Änderungen an Kunden vorzunehmen. Unabhängig von ihrer Verwendung ist normalerweise eine Dokumentation erforderlich, um die Mittel zu bilanzieren und potenzielle Prüfungsprobleme zu vermeiden.
Gelegentlich als Zahlstellenkonto bezeichnet, kann das Geld aus einem Portemonnaie verwendet werden, um Mitarbeiter für frühere geschäftliche Ausgaben zu entschädigen, oder es kann für erwartete Ausgaben zurückgestellt werden. Die Mittel dürfen häufig verwendet werden, um Kunden, die Waren oder Dienstleistungen aus dem Geschäft beziehen, Änderungen zu ermöglichen. Darüber hinaus wird Kleingeld häufig für Bürobedarf oder Laborartikel ausgegeben, es ist jedoch normalerweise nicht für den Kauf großer Gegenstände vorgesehen. Vielmehr wird es in der Regel für Nebenkosten wie Papier und Stifte ausgegeben. Darüber hinaus erstatten die akademischen Abteilungen vieler Universitäten, die in ihrem Studium menschliche Fächer verwenden, die Fächer mit Portokasse.
Im Allgemeinen sind die meisten geringfügigen Auslagen, die einem Arbeitnehmer im Laufe seines Geschäfts entstehen, abhängig von den jeweiligen Richtlinien des Arbeitgebers für die Erstattung von geringfügigem Bargeld berechtigt. Mitarbeiter bestimmter Unternehmen zahlen häufig für lokale Reisen, einschließlich Bus, Taxi oder U-Bahn, für die sie eine Erstattung erhalten. Büroanlässe wie Mitarbeiterversammlungen oder Partys können ebenso wie bestimmte Geschäftsessen und andere kostengünstige Unterhaltungsangebote mit Kleingeld finanziert werden.
Es gibt bestimmte Einschränkungen und Ausnahmen im Zusammenhang mit der Verwendung eines Portokassenfonds. Beispielsweise ist es normalerweise nicht gestattet, als Scheckeinlösungsfonds oder als Quelle für eine Gehaltsvorauszahlung verwendet zu werden. Befindet sich das Unternehmen in den USA, müssen je nach Bundesstaat möglicherweise auch bestimmte Umsatzsteuerbefreiungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann der Geldbetrag auf einem Kleingeldkonto je nach den Richtlinien der Organisation nach Bedarf erhöht oder verringert werden.
Ein Aufsichtsangestellter des Unternehmens wird in der Regel als Depotbank für Kassenbestände eingesetzt, und für die Aufrechterhaltung des Fonds sind genaue Unterlagen zu Buchhaltungszwecken erforderlich. Beispielsweise ist es für Mitarbeiter in der Regel eine gute Idee, Anforderungsformulare und detaillierte Belege für den Umgang mit Kleingeld zu verwenden. Diese Formulare, auch als Gutscheine für Kleingeld bekannt, sind im Allgemeinen in Geschäften für Bürobedarf erhältlich.