Jakie są typowe zastosowania drobnej gotówki?
Drobna gotówka to niewielka ilość pieniędzy wykorzystywanych przez pracowników firmy na dodatkowe wydatki poniżej określonej kwoty, zwykle około 50 USD w Stanach Zjednoczonych. Wielu urzędników finansowych zgadza się, że w niektórych przypadkach wystawianie czeków na wydatki małych firm nie jest opłacalne - nie wspominając o stracie czasu. Niektóre typowe zastosowania drobnej gotówki obejmują zakup materiałów biurowych i płacenie za posiłki, rozrywkę, transport lokalny i inne opłaty. Można go również wykorzystać do uzyskania zwrotu kosztów lub zmiany dla klientów. Niezależnie od jego wykorzystania, dokumentacja jest zwykle wymagana w celu rozliczenia funduszy, aby uniknąć potencjalnych problemów z audytem.
Czasami nazywane kontem zaliczkowym pieniądze z drobnego funduszu gotówkowego mogą zostać wykorzystane na zwrot kosztów pracownikom za poprzednie wydatki związane z biznesem lub mogą zostać przeznaczone na przewidywane wydatki. Fundusze są często dozwolone w celu zmiany klientów, którzy kupują towary lub usługi również od firmy. Ponadto drobna gotówka jest często wydawana na artykuły biurowe lub artykuły laboratoryjne, ale zwykle nie jest przeznaczona na zakup dużych przedmiotów. Raczej wydaje się go zwykle na zdarzenia niepożądane, takie jak papier i długopisy. Ponadto, na wielu uniwersyteckich wydziałach akademickich, które wykorzystują w swoich badaniach osoby ludzkie, refunduje się te przedmioty za pomocą drobnych pieniędzy.
Zasadniczo większość drobnych wydatków z własnej kieszeni poniesionych przez pracownika w trakcie prowadzenia działalności kwalifikuje się do otrzymania drobnego zwrotu gotówki, w zależności od konkretnej polityki pracodawcy. Pracownicy niektórych firm często płacą za lokalne przejazdy, w tym autobusy, taksówki lub metro, za które mogą otrzymać zwrot kosztów. Imprezy biurowe, takie jak spotkania pracowników lub imprezy, mogą być również finansowane z drobnych środków pieniężnych, podobnie jak niektóre posiłki służbowe i inne niedrogie rozrywki.
Istnieją pewne ograniczenia i wyłączenia związane z korzystaniem z drobnego funduszu pieniężnego. Na przykład zazwyczaj nie można go wykorzystywać jako funduszu kasowo-czekowego lub źródła zaliczki na wynagrodzenie. Jeśli firma ma siedzibę w USA, mogą istnieć pewne zwolnienia z podatku od sprzedaży, w zależności od stanu. Ponadto kwota pieniędzy na rachunku gotówkowym może zostać zwiększona lub zmniejszona w zależności od potrzeb, zgodnie z polityką organizacji.
Pracownik nadzorczy firmy jest zazwyczaj wyznaczany jako powiernik funduszy drobnych środków pieniężnych, a prowadzenie funduszu wymaga dokładnej dokumentacji do celów księgowych. Na przykład zazwyczaj dobrym pomysłem jest, aby pracownicy korzystali z formularzy wniosków i pokwitowań z wyszczególnieniem podczas obsługi drobnych środków pieniężnych. Formularze te, znane również jako bony pieniężne, są ogólnie dostępne w sklepach z artykułami biurowymi.