Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des actifs informatiques?
Un actif informatique est un élément de matériel ou de logiciel qui a de la valeur. Par exemple, les ordinateurs, les imprimantes et les serveurs faisant partie d’un réseau de bureau et permettant aux membres de l’équipe de communiquer entre eux ont de la valeur car ils contribuent à accroître la productivité. De même, une entreprise qui loue des ordinateurs à des clients possède des actifs informatiques puisque ses ordinateurs sont utilisés pour générer des bénéfices. Un système de suivi des actifs informatiques permet aux gestionnaires d’inventaire de garder une trace du nombre et de l’emplacement des ordinateurs et des composants associés, évitant ainsi les pertes, les coûts et éventuellement les profits. Certains des meilleurs conseils pour le suivi des actifs informatiques consistent à choisir la méthode de contrôle des stocks la mieux adaptée à la taille et aux besoins d'une opération et à la mettre en œuvre de manière réfléchie.
Pour choisir la meilleure méthode de suivi des actifs informatiques, un professionnel de l'inventaire doit au préalable prendre en compte le nombre d'ordinateurs dont il est responsable. Si vous perdez trop de temps à compter manuellement le matériel et à vérifier les performances du logiciel, vous pouvez utiliser une méthode de suivi par code à barres ou par identification par radiofréquence (RFID). Les codes à barres sont numérisés et les informations relatives au matériel correspondant, telles que le nombre et la date de réception, apparaissent sur un écran d'ordinateur. Un système de suivi RFID implique l'utilisation d'étiquettes électroniques qui peuvent être lues de plus loin par un lecteur qui communique avec des étiquettes via des ondes radio.
Les gestionnaires d’inventaire qui travaillent avec un petit nombre d’ordinateurs peuvent penser qu’un système de suivi des actifs informatiques plus simple pourrait être plus utile et plus abordable. Lorsqu'il n'est responsable que de quelques pièces de matériel, un responsable peut attribuer à chaque pièce un numéro d'identification enregistré manuellement. Des notations peuvent être ajoutées aux enregistrements lorsque des pièces d'équipement sont déplacées vers des emplacements différents. Les systèmes de codes à barres et RFID ont tendance à être coûteux, de sorte que les gestionnaires disposant de moins d'inventaires d'ordinateurs peuvent trouver que la gestion manuelle des stocks est plus rentable.
En revanche, les responsables des technologies de l’information (TI) et des inventaires de très grandes entreprises peuvent constater que leurs actifs informatiques sont si nombreux qu’ils doivent sous-traiter leurs tâches de suivi des actifs à des tiers. Dans ces cas, le coût des logiciels pouvant gérer d’énormes stocks, ainsi que le coût de la main-d’œuvre informatique nécessaire, peut être bien supérieur à celui de l’embauche d’une autre entreprise. Les spécialistes informatiques dans ces contextes peuvent passer plus de temps à réparer, dépanner et optimiser les opérations informatiques au lieu de se concentrer sur l'inventaire.
Quel que soit le système de suivi des actifs informatiques qu'un gestionnaire d’inventaire décide d’utiliser, la mise en œuvre peut être une étape importante. Un bon conseil est de laisser aux travailleurs le temps de planifier et de se préparer avant de passer à un nouveau système. Pour la mise en œuvre de systèmes informatisés, les employés peuvent avoir besoin de temps pour se former aux programmes afin de se familiariser avec ceux-ci.