Quels sont les meilleurs conseils pour la conservation des documents électroniques?
La conservation des archives électroniques n’est rien de plus que la configuration d’un système permettant de sauvegarder des données importantes sur un lieu de travail. La bonne nouvelle est qu’une grande partie de ces opérations peut être accomplie automatiquement avec la configuration appropriée. Cependant, de nombreuses entreprises commettent l’erreur de sauvegarder leurs précieux documents sur plusieurs serveurs, ce qui pourrait créer des centaines, voire des milliers de fichiers en double qui prennent de la place et ralentissent le serveur. Il en va de même pour les sauvegardes traditionnelles telles que les écritures et les disques compacts. Cela n'a aucun sens de conserver des sauvegardes répétitives une fois qu'un système de conservation des archives électroniques est mis en œuvre. Un professionnel expérimenté dans le domaine de la technologie Internet est normalement sollicité pour mettre en place un tel système. Etant donné que la sauvegarde en ligne fait normalement partie du programme de conservation des archives électroniques, les informations doivent être protégées à tout jamais.
Avant de mettre en place un programme de conservation des archives électroniques, il est important que les utilisateurs considèrent exactement ce qui doit être stocké dans plusieurs emplacements. Par exemple, les fichiers de l'entreprise auxquels de nombreux employés ont accès tout au long de la journée doivent être enregistrés sur chaque système informatique, mais les fichiers concernant d'anciens clients ou des informations fiscales doivent être conservés en toute sécurité sur un ordinateur central, car ce type de fichier est rarement nécessaire. Une autre fonction importante d'un programme de conservation des archives électroniques est la possibilité de purger les fichiers inutiles après une certaine période pour que l'ensemble du réseau soit le moins encombré possible. Non seulement ces tâches permettent-elles de rationaliser la vitesse à laquelle les informations peuvent être distribuées sur tout le lieu de travail, mais elles définissent également les normes que chaque employé doit respecter lors du traitement des données de l'entreprise.
Un autre aspect critique de la conservation des enregistrements électroniques consiste à mettre en œuvre une sauvegarde automatique à intervalles réguliers. Cette tâche peut être configurée pour s'exécuter chaque semaine, chaque jour ou même à la minute si nécessaire. En plus de placer les fichiers sur un serveur centralisé, de nombreuses entreprises mettent également en œuvre des sauvegardes sur des lecteurs externes, des lecteurs distants ou un CD (disque compact) pour garantir que les données existent toujours dans deux emplacements distincts et indépendants. Bien que ce processus semble inutile pour beaucoup, une surcharge dans un circuit électrique pourrait effacer efficacement tous les disques durs d'une entreprise. La sauvegarde en ligne est devenue particulièrement populaire depuis que les données sont stockées dans une région géographique différente. Ainsi, même si un événement catastrophique tel qu'un ouragan ou une tornade détruisait chaque élément matériel, les informations de l'entreprise resteraient en sécurité.
Un autre aspect intéressant de la conservation des enregistrements électroniques consiste à vérifier physiquement que les sauvegardes ont bien eu lieu, car un simple câble Ethernet endommagé pourrait empêcher la sauvegarde des informations. De nombreuses entreprises supposent à tort que les sauvegardes automatiques sont à l'abri de tout incident, mais ce n'est tout simplement pas le cas. Les utilisateurs doivent toujours vérifier que les données sont correctement sauvegardées au moins une fois par mois ou chaque fois qu'un nouveau fichier ou programme est implémenté.